...
...

Directum автоматизировал работу канцелярии "Ависмы"

В апреле текущего года "Ависма" приступила к внедрению модуля системы Directum – "Канцелярия". Целью проекта была автоматизация основных операций по регистрации и отправке документов канцелярией комбината и секретарями высшего руководства. Данный проект является продолжением развития внутренней информационной системы "Ависмы". Внедрение модуля системы Directum "Канцелярия" позволило организовать удобный процесс регистрации исходящей и входящей корреспонденции в канцелярии и у секретарей высшего руководства.

Функционал выбранного решения позволил делопроизводителям "Ависмы" без каких-либо затруднений контролировать местоположение бумажного документа и исполнение резолюций по нему. На предприятии ведется строгий учет расхода фирменных бланков. Поэтому на базе системы Directum была реализована возможность учитывать приход и расход фирменных бланков, а также отслеживать в какие организации были отправлены письма на фирменных бланках. Особенностью проекта стало усовершенствование специалистами Directum механизма отправки заказной корреспонденции в соответствии со стандартами почтовых отправлений, установленными почтой России.

Возможность автоматической печати конвертов со штрих-кодами, соответствующими стандартам почты России, обеспечивает быструю сортировку и распределение писем по нужным направлениям. Это нововведение в модуле "Канцелярия" было разработано специально для "Ависмы". В системе появилась возможность прямо из регистрационно-контрольной карточки запускать интегрированный отчет "Конверт", выводящий стандартный конверт с указанными адресами отправителя и получателя, а также штрих-кодом. Кроме того система Directum автоматически формирует реестр почтовых отправлений, который может в печатном или в электронном виде предоставляться в почтовое отделение.

Благодаря этому делопроизводители комбината получили возможность легко и без временных затрат взаимодействовать с почтовыми отделениями. Таким образом, внедрение модуля "Канцелярия" в "Ависме" позволило решить ряд задач, связанных с организацией отправки корреспонденции, а так же значительно облегчило выполнение основных операций по регистрации и учету документов. В дальнейшем, автоматизация будет расширена, к системе будут подключены основные подразделения для рассылки документов в электронном виде. Следующим этапом будут автоматизированы основные бизнес-процессы.



© Компьютерная газета