Экспресс-курс: Переходим на Microsoft Office 2007: Excel. Часть 2
В этой статье продолжим рассматривать отличительные черты новой версии табличного редактора Microsoft Excel 2007.
Меню "Формат". В предыдущих версиях Excel в этом меню располагались команды для форматирования элементов таблицы (рис. 1). В Excel 2007 эти команды располагаются на вкладке "Главная".
Рис. 1. Меню "Формат" Microsoft Word 2003
Чтобы открыть окно "Формат ячеек", в Excel 2003 и более ранних версий следовало выбрать в меню "Формат" пункт "Ячейки" или, щелкнув на ячейке правой кнопкой мыши, выбрать в контекстном меню пункт "Формат ячеек". Сейчас эту команду можно вызвать, нажав кнопку "Формат" в группе "Ячейки" на вкладке "Главная" и выбрав соответствующий пункт из списка (рис. 2). Само окно "Формат ячеек" ничем не отличается от такого же окна в ранних версиях программы.
Рис. 2. Для вызова окна "Формат ячеек" следует нажать кнопку "Формат"
В Microsoft Excel 2007 многие инструменты, которые ранее можно было использовать, только вызвав окно "Формат ячеек", вынесены на ленту. Так, в группе "Выравнивание" на вкладке "Главная" присутствуют кнопки для выравнивания содержимого ячеек как по горизонтали, так и по вертикали, а также для изменения угла, под которым расположен текст в ячейке. Интересную возможность дает расположенная тут кнопка "Перенос текста": с ее помощью можно назначить расположение содержимого ячейки на нескольких строках. Привыкнув к этой кнопке, вы можете забыть о не очень удобном методе переноса текста в ячейке — сочетании клавиш Alt+Enter, которое использовалось в предыдущих версиях табличного редактора.
Для изменения формата строки, столбца или листа в Excel 2007 следует щелкнуть на кнопке "Формат", расположенной в группе "Ячейки" на вкладке "Главная", и выбрать нужную команду (см. рис. 2).
Возможности условного форматирования в новой версии программы значительно расширились. Теперь вы можете использовать имеющиеся заготовки вместо того, чтобы самостоятельно придумывать условия для форматирования содержимого ячеек. Кнопка с командами условного форматирования находится в группе "Стили" на вкладке "Главная" (рис. 3).
Рис. 3. Теперь вы можете воспользоваться имеющимися правилами условного форматирования
В этой же группе находится кнопка "Форматировать как таблицу" — при нажатии этой кнопки перед вами появится галерея заготовок оформления таблиц в различных цветовых гаммах.
Кнопка для выбора стилей ячеек расположена в группе "Стили" на вкладке "Главная". В версии Excel 2007 здесь представлена галерея заготовок — предустановленных стилей. Если ни один из имеющихся стилей вам не подошел, можно сформировать собственный, для чего следует выбрать пункт "Создать стиль ячейки". Окно "Стиль", которое при этом откроется, ничем не отличается от аналогичного окна в Excel 2003.
Меню "Сервис". В Excel 2003 и более ранних версиях здесь находились команды для проверки орфографии, использования справочных материалов, настройки параметров. Теперь большинство этих инструментов вынесено на вкладку "Рецензирование", а параметры программы можно настроить, щелкнув на кнопке Office и нажав кнопку "Параметры Excel".
Меню "Данные". Для команд, которые располагались в этом меню, в новой версии программы отведена отдельная вкладка — "Данные". Кроме того, наиболее часто используемые инструменты вынесены на вкладку "Главная".
Чтобы применить к таблице сортировку, достаточно нажать кнопку с нужным видом сортировки в группе "Сортировка и фильтр" на вкладке "Данные" ("От А до Я" — для сортировки данных в прямом порядке, "От Я до А" — для сортировки в обратном порядке). Кроме того, можно воспользоваться кнопкой "Сортировка и фильтр", которая находится на вкладке "Главная" (рис. 4).
Рис. 4. Кнопка "Сортировка и фильтр" на вкладке "Главная"
Если вам нужно отсортировать содержимое таблицы по нескольким критериям, щелкните сначала на столбце, по которому необходимо применить сортировку в первую очередь. Затем нажмите кнопку "Сортировка" в группе "Сортировка и фильтр" на вкладке "Данные". На экране отобразится диалоговое окно "Сортировка". Из раскрывающегося списка "Сортировать по" выберите столбец, по которому должна проводиться сортировка в первую очередь, и укажите тип сортировки — например, "Значения" — и порядок — например, "От А до Я". Чтобы включить вторую сортировку, нажмите кнопку "Добавить уровень". Появится поле "Затем по". Из раскрывающегося списка выберите столбец, по которому требуется отсортировать содержимое таблицы во вторую очередь, и нажмите "ОК". Содержимое таблицы отсортируется сначала по первому критерию, а в пределах образовавшихся групп будет проведена дополнительная сортировка по второму критерию.
Для применения фильтра в предыдущих версиях Excel требовалось выбрать соответствующую команду в меню "Данные". Теперь, чтобы включить фильтр, следует выделить заголовок таблицы и нажать кнопку "Фильтр", которая находится в группе "Сортировка и фильтр" на вкладке "Данные", или кнопку "Сортировка и фильтр" на вкладке "Главная" (см. рис. 4). После этого рядом с названиями столбцов появятся стрелочки. Чтобы задать условие фильтрации, следует щелкнуть на стрелочке рядом с названием нужного столбца и выбрать нужный вариант. Если требуемого варианта среди имеющихся не окажется, выберите пользовательскую настройку фильтра (вариант "Текстовые фильтры" или "Числовые фильтры"). Чтобы увидеть всю таблицу (отменить действие фильтра), на вкладке "Данные" в группе "Сортировка и фильтр" нажмите кнопку "Очистить".
Кнопки, предназначенные для создания групп и структур, в Excel 2007 располагаются в группе "Структура" на вкладке "Данные".
Кнопка "Сводная таблица" находится в новой версии программы на вкладке "Вставка".
Еще одна интересная функция Microsoft Office Excel 2007 — удаление повторяющихся записей. Чтобы удалить повторяющиеся записи, следует щелкнуть на любом месте в таблице и на вкладке "Данные" в группе "Работа с данными" нажать кнопку "Удалить дубликаты". На экране появится диалоговое окно "Удалить дубликаты", в котором следует нажать кнопку "ОК". Excel просканирует все записи и при наличии повторяющихся удалит их. В этой же группе находятся кнопки "Консолидация" и "Текст по столбцам".
На этом я завершаю цикл статей по переходу на новый Microsoft Office. Мы рассмотрели программы, которые незаменимы в работе и учебе.
Если у вас возникнут какие-либо вопросы по данной теме, задавайте их по электронной почте: help@myfreedom.by
Елена Динман, Центр компьютерного образования FreeDom
Меню "Формат". В предыдущих версиях Excel в этом меню располагались команды для форматирования элементов таблицы (рис. 1). В Excel 2007 эти команды располагаются на вкладке "Главная".
Чтобы открыть окно "Формат ячеек", в Excel 2003 и более ранних версий следовало выбрать в меню "Формат" пункт "Ячейки" или, щелкнув на ячейке правой кнопкой мыши, выбрать в контекстном меню пункт "Формат ячеек". Сейчас эту команду можно вызвать, нажав кнопку "Формат" в группе "Ячейки" на вкладке "Главная" и выбрав соответствующий пункт из списка (рис. 2). Само окно "Формат ячеек" ничем не отличается от такого же окна в ранних версиях программы.
В Microsoft Excel 2007 многие инструменты, которые ранее можно было использовать, только вызвав окно "Формат ячеек", вынесены на ленту. Так, в группе "Выравнивание" на вкладке "Главная" присутствуют кнопки для выравнивания содержимого ячеек как по горизонтали, так и по вертикали, а также для изменения угла, под которым расположен текст в ячейке. Интересную возможность дает расположенная тут кнопка "Перенос текста": с ее помощью можно назначить расположение содержимого ячейки на нескольких строках. Привыкнув к этой кнопке, вы можете забыть о не очень удобном методе переноса текста в ячейке — сочетании клавиш Alt+Enter, которое использовалось в предыдущих версиях табличного редактора.
Для изменения формата строки, столбца или листа в Excel 2007 следует щелкнуть на кнопке "Формат", расположенной в группе "Ячейки" на вкладке "Главная", и выбрать нужную команду (см. рис. 2).
Возможности условного форматирования в новой версии программы значительно расширились. Теперь вы можете использовать имеющиеся заготовки вместо того, чтобы самостоятельно придумывать условия для форматирования содержимого ячеек. Кнопка с командами условного форматирования находится в группе "Стили" на вкладке "Главная" (рис. 3).
В этой же группе находится кнопка "Форматировать как таблицу" — при нажатии этой кнопки перед вами появится галерея заготовок оформления таблиц в различных цветовых гаммах.
Кнопка для выбора стилей ячеек расположена в группе "Стили" на вкладке "Главная". В версии Excel 2007 здесь представлена галерея заготовок — предустановленных стилей. Если ни один из имеющихся стилей вам не подошел, можно сформировать собственный, для чего следует выбрать пункт "Создать стиль ячейки". Окно "Стиль", которое при этом откроется, ничем не отличается от аналогичного окна в Excel 2003.
Меню "Сервис". В Excel 2003 и более ранних версиях здесь находились команды для проверки орфографии, использования справочных материалов, настройки параметров. Теперь большинство этих инструментов вынесено на вкладку "Рецензирование", а параметры программы можно настроить, щелкнув на кнопке Office и нажав кнопку "Параметры Excel".
Меню "Данные". Для команд, которые располагались в этом меню, в новой версии программы отведена отдельная вкладка — "Данные". Кроме того, наиболее часто используемые инструменты вынесены на вкладку "Главная".
Чтобы применить к таблице сортировку, достаточно нажать кнопку с нужным видом сортировки в группе "Сортировка и фильтр" на вкладке "Данные" ("От А до Я" — для сортировки данных в прямом порядке, "От Я до А" — для сортировки в обратном порядке). Кроме того, можно воспользоваться кнопкой "Сортировка и фильтр", которая находится на вкладке "Главная" (рис. 4).
Если вам нужно отсортировать содержимое таблицы по нескольким критериям, щелкните сначала на столбце, по которому необходимо применить сортировку в первую очередь. Затем нажмите кнопку "Сортировка" в группе "Сортировка и фильтр" на вкладке "Данные". На экране отобразится диалоговое окно "Сортировка". Из раскрывающегося списка "Сортировать по" выберите столбец, по которому должна проводиться сортировка в первую очередь, и укажите тип сортировки — например, "Значения" — и порядок — например, "От А до Я". Чтобы включить вторую сортировку, нажмите кнопку "Добавить уровень". Появится поле "Затем по". Из раскрывающегося списка выберите столбец, по которому требуется отсортировать содержимое таблицы во вторую очередь, и нажмите "ОК". Содержимое таблицы отсортируется сначала по первому критерию, а в пределах образовавшихся групп будет проведена дополнительная сортировка по второму критерию.
Для применения фильтра в предыдущих версиях Excel требовалось выбрать соответствующую команду в меню "Данные". Теперь, чтобы включить фильтр, следует выделить заголовок таблицы и нажать кнопку "Фильтр", которая находится в группе "Сортировка и фильтр" на вкладке "Данные", или кнопку "Сортировка и фильтр" на вкладке "Главная" (см. рис. 4). После этого рядом с названиями столбцов появятся стрелочки. Чтобы задать условие фильтрации, следует щелкнуть на стрелочке рядом с названием нужного столбца и выбрать нужный вариант. Если требуемого варианта среди имеющихся не окажется, выберите пользовательскую настройку фильтра (вариант "Текстовые фильтры" или "Числовые фильтры"). Чтобы увидеть всю таблицу (отменить действие фильтра), на вкладке "Данные" в группе "Сортировка и фильтр" нажмите кнопку "Очистить".
Кнопки, предназначенные для создания групп и структур, в Excel 2007 располагаются в группе "Структура" на вкладке "Данные".
Кнопка "Сводная таблица" находится в новой версии программы на вкладке "Вставка".
Еще одна интересная функция Microsoft Office Excel 2007 — удаление повторяющихся записей. Чтобы удалить повторяющиеся записи, следует щелкнуть на любом месте в таблице и на вкладке "Данные" в группе "Работа с данными" нажать кнопку "Удалить дубликаты". На экране появится диалоговое окно "Удалить дубликаты", в котором следует нажать кнопку "ОК". Excel просканирует все записи и при наличии повторяющихся удалит их. В этой же группе находятся кнопки "Консолидация" и "Текст по столбцам".
На этом я завершаю цикл статей по переходу на новый Microsoft Office. Мы рассмотрели программы, которые незаменимы в работе и учебе.
Если у вас возникнут какие-либо вопросы по данной теме, задавайте их по электронной почте: help@myfreedom.by
Елена Динман, Центр компьютерного образования FreeDom
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 43 за 2008 год в рубрике soft
