soft :: текст

Офисные правила: простое решение сложных проблем

Офисные правила: простое решение сложных проблем

После того как мне вернули мой файл после редактуры, он стал странно выглядеть: раньше в нем было две страницы, а сейчас — четыре, увеличились пробелы между строками. Что случилось?
Пользователь, который работал с вашим документом, по всей видимости, увеличил межстрочный интервал. Для того, чтобы изменить интервал:
1. Выполните команду Формат > Абзац (Format > Paragraph).
2. Перейдите на закладку Отступы и интервалы (Indents And Spacing).
3. Выберите один из вариантов из списка Межстрочный (Line Spacing) в разделе Интервал (Spacing):
• Одинарный (Single) — интервал для каждой строки в зависимости от величины наибольшего символа строки. Величина превышения интервала над размером шрифта зависит от используемой гарнитуры шрифта.
• Полуторный (1.5 Lines) — интервал, в полтора раза больше одинарного.
• Двойной (Double) — интервал, в два раза больше одинарного.

Для того, чтобы всегда следить за тем, какой интервал вы используете, можно вынести кнопки наиболее часто используемых интервалов (Одинарный (Single), Полуторный (1.5 Lines) и Двойной (Double) на панель инструментов. Для этого:
1. Выполните команду Сервис > Настройка (Tools > Customize).
2. Перейдите на закладку Команды (Commands).
3. В списке Категории (Categories) выберите строку Формат (Format).
4. Выберите нужные команды из списка в правой части окна и перетащите их, удерживая левую кнопку мыши, на любую из панелей инструментов.

При открытии документа стиль неожиданно поменялся. Название осталось, а параметры форматирования совсем другие. Что произошло?
Может быть несколько причин неожиданного изменения параметров форматирования стиля:
• Вы сами или другой пользователь, работающий за компьютером, изменили настройки шаблона, на основе которого был создан документ. Вы могли изменить параметры форматирования стиля в шаблоне, поэтому во всех документах, созданных на его основе, стиль тоже изменился. Для того, чтобы вернуть все на свои места, необходимо снова изменить параметры форматирования стиля в шаблоне. Чтобы с вашими документами не случалось подобных казусов (особенно если за компьютером работает несколько пользователей), необходимо принять меры безопасности:
1. Выполните команду Сервис > Шаблоны и надстройки (Tools > Templates and Add-Ins).
2. Уберите галочку напротив строки Автоматически обновлять стили (Automatically Update Document Styles).
3. Сохраните документ.
4. Проделайте эту операцию для каждого из ваших документов.

• Вы сами или другой пользователь, работающий за компьютером, изменили настройки стиля в документе. Если это произошло, Word может автоматически изменить параметры форматирования всех элементов текста, к которым был применен этот стиль. Для того, чтобы этого не случилось:
1. Откройте область задач Стили и форматирование (Styles and Formatting). Вы можете выбрать ее из списка, если кликнете левой кнопкой мыши в верхней части любой области задач, или воспользоваться кнопкой на панели инструментов Форматирование (Formatting).
2. Выберите стиль, с которым вы работаете, из списка.
3. Кликните правой кнопкой мыши по стилю и в появившемся контекстном меню выберите строку Изменить (Modify).
4. В диалоговом окне изменения стиля уберите галочку напротив строки Обновлять автоматически (Update Automati-cally). Теперь при внесении изменений в настройки стиля все элементы текста, к которым был применен этот стиль, изменяться не будут.

• Вы сами или другой пользователь, работающий за компьютером, изменили настройки базового стиля в документе. В основе многих пользовательских стилей лежит так называемый базовый стиль, и если в него вносятся изменения, они отображаются на всех стилях, созданных на его основе. Чтобы проверить, не основан ли ваш стиль на другом:
1. Откройте область задач Стили и форматирование (Styles and Formatting). Вы можете выбрать ее из списка, если кликнете левой кнопкой мыши в верхней части любой области задач, или воспользоваться кнопкой на панели инструментов Форматирование (Formatting).
2. Выберите стиль, с которым вы работаете, из списка.
3. Кликните правой кнопкой мыши по стилю и в появившемся контекстном меню выберите строку Изменить (Modify).
4. В поле Основа на стиле (Based On Style) выберите строку Нет (No Style).

Я создал таблицу в документе, отформатировал ее, а потом оказалось, что она находится в документе не там, где следует, например, сверху, а не снизу или слева, а не справа. Как ее переместить?
Таблицу довольно легко переместить вверх или вниз. Чтобы опустить ее вниз, поместите курсор над таблицей и нажмите на кнопку Enter; чтобы поднять наверх, удалите пустые строки над ней.
Способ перемещения таблицы слева направо не столь очевиден. Есть несколько способов создать пустое место слева или справа от таблицы: передвинуть внешние вертикальные границы таблицы подальше от края страницы или увеличить поля страницы. Эти способы влияют на ширину других колонок в таблице или на текст, который следует за таблицей. Еще один способ — переместить иконку Передвижения колонок таблицы (когда вы смотрите на горизонтальную линейку, эта иконка видна как маленький прямоугольник слева от кнопок отступов таблицы (треугольники). Когда вы перетаскиваете мышкой эту иконку вправо, все колонки перемещаются вправо, а их ширина остается такой, как была. Если вы используете этот способ для перемещения вашей таблицы, следите за ее правым краем, чтобы он не вышел за пределы страницы.

Как выбрать нужную колонку или строку в данных с разделителями?
Если экспортировать данные из программ мэйнфреймов, мини-компьютеров и персональных ЭВМ для работы с базами данных, данные поступят в формате "с разделителями". Как правило, разделители представляют собой символы табуляции или точку с запятой между колонками. Когда вам нужно извлечь из этих данных одну колонку или строку, воспользуйтесь опцией Выбор колонок. Для этого:
1. Установите курсор перед первой буквой в колонке, которую вы хотите выделить.
2. Воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl+Shift+F8.
Для выделения строк данных используйте стрелку вниз (Ї), колонок — стрелку вправо (®). В отличие от обычного режима, когда Word выделяет всю строку следом за тем местом, где стоял курсор, он выделит только колонку текста между запятыми или символами табуляции. Теперь вы можете скопировать этот вертикальный блок в буфер обмена и вставить куда нужно.

Раньше Word подчеркивал все орфографические и грамматические ошибки волнистыми линиями, и я видел, где ошибаюсь, но теперь он почему-то этого не делает.
Word не подчеркивает слова с ошибками по одной из следующих причин:
Вы (или кто-то другой, кто работал за компьютером) могли отключить опцию автоматической проверки орфографии и грамматики. Для того, чтобы ее включить, необходимо проделать следующие действия:
1. Выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options).
2. Перейдите на закладку Правописание (Spelling & Grammar).
3. Отметьте галочками строки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику (Check spelling/Grammar as you type).
Возможно, Word не проверяет ошибки потому, что были изменены параметры языка и вместо русского документу был задан какой-нибудь другой язык, файлов проверки грамматики и орфографии для которого у программы нет. Для того, чтобы проверить параметры языка:
1. Выделите весь текст при помощи комбинации клавиш CTRL+A или команды Правка > Выделить все (Edit > Select All).
2. Выполните команду Сервис > Язык > Выбрать язык (Tools > Language > Set Language).
3. Выберите из списка русский язык.

Если вы или кто-то другой переустанавливали Word, и он после этого перестал проверять ошибки, возможно, опция проверки грамматики и орфографии не была установлена. Для того, чтобы активировать эту опцию:
1. Закройте все программы Microsoft Office.
2. Выполните команду Пуск > Настройка > Панель управления (Start > Settings > Control Panel).
3. Запустите окно Установка и удаление программ (Add/ Remove Programs).
4. Выберите в списке Microsoft Office и нажмите на кнопку Заменить (Change).
5. Выберите пункт Добавить или удалить компоненты (Add or Remove Features).
6. Выберите Дополнительные средства Office > Средства проверки правописания.
7. Выберите нужный вам язык.
8. Кликните по нему правой кнопкой мыши и выберите вариант Запускать с моего компьютера (Run From My Computer). Для выполнения установки проверки орфографии вам понадобится диск или сетевой ресурс с инсталляцией Microsoft Office.

Когда я вырезаю или копирую текст и вставляю его в другое место документа, Word после последнего слова вставляет пробел, который мне каждый раз приходится убирать вручную. Можно ли сделать так, чтобы программа не ставила этот пробел?
Добавляя пробел при вставке текста, программа руководствуется тем, что большинство пользователей забывают выделять пробел, который следует за последним словом в копируемом или вырезаемом блоке текста. Если вам вовсе не нужен этот пробел, необходимо отключить опцию Учитывать пробелы при вырезании и вставке. Для этого:
1. Выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options).
2. Перейдите на закладку Правка (Edit).
3. Cнимите галочку напротив строки Учитывать пробелы при вырезании и вставке.

Как можно автоматизировать процесс замены стилей (например, изменить во всем документе Заголовок 1 на Заголовок 2)?
Заменять стили можно с помощью диалогового окна Заменить (Replace). Для этого:
1. Выполните команду Правка > Заменить (Edit > Replace).
2. Нажмите кнопку Формат (Format) и выберите строчку Стиль (Style...).
3. Выберите стиль, который нужно изменить, в диалоговом окне Найти стиль (Find Style).
4. Установите курсор в строке Заменить на (Replace with) и вновь нажмите Формат > Стиль (Format > Style...).
5. Выберите стиль для замены в диалоговом окне Заменить стиль (Replace Style), нажмите на кнопку Заменить (Replace) или Заменить все (Replace All).

У меня английская версия Microsoft Word. Можно ли установить проверку русской орфографии и грамматики?
Стандартная поставка англоязычной версии Word не предусматривает инструментов для проверки русской орфографии и грамматики. Однако существуют специальные модули, которые позволяют русскоязычным пользователям отслеживать ошибки в правописании. Один из таких модулей можно бесплатно скачать по адресу http://www.unity-dana.ru/smh/1049.exe, размер — 2,6 Мб. Для установки проверки орфографии и грамматики:
1. Запустите файл 1049.EXE, когда загрузка будет завершена.
2. Откройте документ с русским текстом.
3. Выделите текст.
4. Выполните команду Tools > Language > Set Language и установите для текста Russian Language. Теперь должны работать проверка орфографии и грамматики, словарь синонимов и расставляться переносы.

Когда в MS Word приходится сделать сложный поиск, не обойтись без поиска по шаблону. При этом теряется возможность искать некоторые символы, например, знак абзаца.
Нужно искать не с помощью внутренней нотации специальных символов, а явно указывая номер символа. Например, для поиска знака абзаца нужно написать в диалоговом окне поиска выражение ^0013.

Я вставил в документ колонтитулы, но их почему-то нет. Что я ни делаю, они не появляются.
Колонтитулы отображаются не во всех режимах документа. Если вы работаете в режиме Обычный (Normal) или Структура (Outline), колонтитулов вы не увидите, но на печати они будут отображаться. Колонтитулы отображаются в режимах:
• Разметки (Print Layout).
• Предварительного просмотра (Print Preview).
Для того, чтобы изменить режим просмотра документа:
• Зайдите в меню Вид (View).
• Воспользуйтесь кнопками в нижней части экрана слева.

При редактировании текста мне часто приходится менять параграфы местами. Существуют ли возможности для быстрого перемещения параграфов?
Способ 1:
Существует комбинация клавиш CTRL+ALT, воспользовавшись которой можно передвигать абзац на любое место документа без предварительного выделения. Единственное условие — курсор должен находиться в любом месте абзаца, который вы хотите переместить.
Способ 2:
Выделенный абзац можно перемещать при помощи комбинации клавиш Alt+Shift+Up и Alt+Shift+Down.

Я использую Word, чтобы создавать и редактировать документы с большим количеством картинок. Поэтому у меня уходит уйма времени на то, чтобы пролистать документ из конца в конец.
Отключите показ картинок, и, когда вы пролистываете документ, Word не будет тратить время на прорисовывание каждой картинки. Для этого:
1. Выполните команду Сервис > Параметры (Tools > Options).
2. Перейдите на закладку Вид (View).
3. Поставьте галочку напротив строки Показывать пустые рамки рисунков (Show Picture Plaсeholders).
После этого вместо того, чтобы показывать рисунки клипартов, jpeg- или gif-файлы или другие образы, программа будет показывать на их месте пустые прямоугольники. Если вы вставляете новую картинку после того, как включили эту опцию, новая картинка появится в виде пустой рамки.
Рисунки в этом случае не пропадают. Они будут отображаться в режиме предварительного просмотра перед печатью.

Сергей Бондаренко, Марина Двораковская, blackmore_s_night@yahoo.com



© компьютерная газета