С чем едят Microsoft Outlook...

Теперь, когда персональный секретарь Microsoft Outlook перестал быть загадкой, настала пора рассказать о тех тонкостях и приемах, которые делают общение с ним простым и удобным. Не знаю как вам, а мне не совсем нравится пользоваться мышью. Не стану спорить, эту штуку изобрели весьма к месту и в самое время. Пользовательский интерфейс операционной системы Microsoft Windows 95 слишком сложен и разнообразен для управления только одними клавишами. Почти повсеместно прыжки по активным элементам с помощью клавиш управления курсором и клавиши Tab занимают ничуть не меньше времени и движений, чем активное пользование мышью. Зачастую мышь куда как предпочтительнее. Однако для самых часто используемых функций все же рациональнее запомнить горячие клавиши. Их прелесть в том, что они жестко привязаны к своей операции и тем самым напоминают обычные выключатели. Как поется в одной песне, "нажми на кнопку — получишь результат". Однако все по порядку.
Следует признать, что человек, привыкший к стандартам Microsoft Windows 95, давно и прочно пристрастился решать все свои задачи навигации с помощью мыши. Внешне это достаточно удобно и, что значительно важнее, общепринято. Однако даже тут существуют свои тонкости и особые моменты, которых, надо признать, в Microsoft Outlook достаточно много. И начать лучше всего с повторяющихся событий. Надеюсь, вы уже обнаружили несколько странную закономерность — любые заданные повторяющиеся события Microsoft Outlook запоминать запоминает, но, на первый взгляд, отражает только на ярлыке того дня, которого оно касается. Может показаться, что разработчики электронного секретаря где-то ошиблись или недоглядели. Оно, конечно, хорошо, что Microsoft Outlook "умеет" напоминать о них заранее, однако весьма нелишне иметь возможность заглядывать в список этих событий, например при планировании важных долгосрочных дел. Иначе не исключено, что ваша зарубежная командировка внезапно совпадет с личным юбилеем важного для вас человека, на котором вам непременно следует присутствовать, а вы узнаете об этом буквально за пять минут до выезда в аэропорт... На самом деле разработчики ничего не упустили и ни о чем не забыли. Просто, по их мнению, список встреч и событий относится ко второочередной категории и постоянно демонстрировать его совершенно излишне. Однако, при возникновении такой необходимости, стоит выбрать модуль КАЛЕНДАРЬ, открыть системное меню ВИД, выбрать там режим ТЕКУЩЕЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ и в выпадающем списке указать вариант АКТИВНЫЕ ВСТРЕЧИ. Это приведет к изменению представления данного модуля на экране с привычного календарного листа на некоторое подобие электронной таблицы, в строках которой как раз и будут указаны все активные на данный момент встречи. Причем с разбивкой согласно графику повторений: ежегодные, ежемесячные, еженедельные, ежедневные. Следует заметить, что слева, возле названия каждой категории, располагается маленькая экранная кнопка с плюсом или минусом. Это означает, что данная таблица интерактивна и может изменять свое представление в зависимости от желания пользователя. Когда после нажатия на нее мышью кнопка меняется на "минус", соответствующая ей категория раскрывается, открывая свое содержимое для всеобщего обозрения. Теперь можно дважды кликнуть мышью по любой из строк, и Microsoft Outlook откроет соответствующую ей учетную запись как для более детального просмотра, так и для редактирования.
Обычно, такое представление модуля КАЛЕНДАРЬ не самое удобное. Сложно не согласиться, что куда важнее иметь перед глазами список текущих дел на ближайшие сутки, а не сводку дней рождений на ближайший год. Поэтому, когда Microsoft Outlook спросит вас о том, как в дальнейшем показывать содержимое модуля КАЛЕНДАРЬ, наиболее целесообразно из всех предложенных вариантов выбрать любой, кроме изменения представления на постоянно. В этом случае при последующем запуске Microsoft Outlook стартует в своем обычном виде, то есть день/неделя/месяц.
Теперь горячие клавиши. В Microsoft Outlook их очень и очень много, однако их освоение — дело индивидуальное, теснейшим образом зависящее от особенностей работы каждого конкретного пользователя. Я возьму на себя труд лишь перечислить все эти зависимости.
Клавиши для перемещения между элементами, их форматирования, создания и изменения

Чтобы	Нажмите
Отменить текущую операцию	ESC
Показать подсказку для активного элемента	SHIFT+F1
Развернуть или свернуть группу (когда группа выделена)	ЗНАК ПЛЮС или ЗНАК МИНУС на цифровой клавиатуре
Выделить	ENTER
Включить правку в поле (за исключением представления значками)	F2
Перейти от одного элемента к другому	СТРЕЛКА ВВЕРХ, ВНИЗ, ВЛЕВО, ВПРАВО
Перейти на следующую вкладку элемента	CTRL+TAB или CTRL+PAGE DOWN
Перейти на предыдущую вкладку элемента	CTRL+SHIFT+TAB или CTRL+PAGE UP
Показать адресную книгу	CTRL+SHIFT+B
Набрать номер	CTRL+SHIFT+D
Найти	CTRL+SHIFT+F
Перейти к следующему элементу (когда элемент открыт)	CTRL+SHIFT+>
Перейти к предыдущему элементу (когда элемент открыт)	CTRL+SHIFT+<
Пометить как прочитанное	CTRL+Q
Ответить на сообщение почты	CTRL+R
Ответить всем на сообщение почты	CTRL+SHIFT+R
Переключить регистр символов (при условии выделенного текста)	SHIFT+F3
Перейти из списка папок вправо в окно просмотра информации или обратно	F6

Включить в элементы данные из Web

Чтобы	Нажмите
Изменить URL в тексте заметки	CTRL+левая кнопка мыши
Задать программу просмотра Web	SHIFT+левая кнопка мыши
Вставить гиперссылку	CTRL+K (только для WordMail)

Форматирование

Чтобы	Нажмите
Выделить полужирным шрифтом	CTRL+B
Добавить маркеры списка	CTRL+SHIFT+L
Выровнить по центру	CTRL+E__Выделить курсивом
Увеличить отступ	CTRL+T
Уменьшить отступ	CTRL+SHIFT+T
Выровнить влево	CTRL+L
Подчеркнуть	CRTL+U
Увеличить размер шрифта	CTRL+]
Отменить форматирование	CTRL+SHIFT+Z или CTRL+ПРОБЕЛ

Создание элемента или файла

Чтобы создать	Нажмите
Встречу	CTRL+SHIFT+A
Контакт	CTRL+SHIFT+C
Папку	CTRL+SHIFT+E
Запись в дневник	CTRL+SHIFT+J
Сообщение	CTRL+SHIFT+M
Приглашение на собрание	CTRL+SHIFT+Q
Заметку	CTRL+SHIFT+N
Записку в папку	CTRL+SHIFT+P
Задачу	CTRL+SHIFT+K
Поручение	CTRL+SHIFT+U

Команды меню
Практически во любой литературе, посвященной программному обеспечению, все действия, совершаемые в рамках пользовательского интерфейса, описываются через команды системного меню. Следует признать, что это правильно и дальновидно. Пользовательский интерфейс давно уже приобрел все черты стандарта de facto, что имеет огромное положительное значение. Даже в совершенно незнакомой прикладной программе базовые команды будут расположены в привычном порядке. Все, что касается создания, сохранения, редактирования и прочих операций над файлами, будет сосредоточено в системном меню ФАЙЛ. Все, что касается редактирования содержимого конкретного файла, — в системном меню ПРАВКА. И так далее. Однако любая программа, как и любая работа, всегда имеет собственные, индивидуальные черты. Например, если ваша работа связана с частым созданием новых файлов, значит вы частенько будете вынуждены их куда-нибудь сохранять. Стало быть, стандартная процедура сохранения через меню ФАЙЛ становится не такой уж удобной и даже определенно утомительной. Куда эффективнее воспользоваться соответствующей "горячей" комбинацией. С другой стороны, если суть трудов сводится к переформатированию уже имеющихся файлов, то в первую очередь интерес должны представлять "горячие" аналоги режимов меню ФОРМАТ. И так далее и тому подобное. Далее привожу полный перечень комбинаций, а вы уж сами решайте, что вам понадобится в первую очередь, а что — во вторую.

Чтобы	Нажмите
Перейти к меню	ALT+клавиша с буквой, подчеркнутой в имени меню
Сохранить	CTRL+S или SHIFT+F12
Сохранить и закрыть; Отправить	ALT+S
Сохранить как	F12
Перейти в папку	CTRL+Y
Напечатать	CTRL+P
Создать	CTRL+N
Вырезать	CTRL+X или SHIFT+DELETE
Скопировать	CTRL+C или CTRL+INSERT
Скопировать элемент	CTRL+SHIFT+Y
Вставить	CTRL+V или SHIFT+INSERT
Переместить элемент	CTRL+SHIFT+V
Проверить имена	CTRL+K (за исключением WordMail) ALT+K (только для WordMail)
Отменить	CTRL+Z или ALT+ПРОБЕЛ
Удалить	CTRL+D
Выделить все	CTRL+A или CTRL+5 (цифровая клавиатура)
Показать оперативное меню	SHIFT+F10
Показать управляющее меню приложения	ПРОБЕЛ (когда строка меню активна)
Показать меню значков приложения (в строке заголовка приложения)	ALT+ПРОБЕЛ
Выбрать в меню или подменю следующую или предыдущую команду	СТРЕЛКА ВНИЗ или СТРЕЛКА ВВЕРХ (когда показано меню или подменю)
Выбрать меню, находящееся левее или правее; или, при открытом подменю, перейти из него в главное меню или обратно	СТРЕЛКА ВЛЕВО или СТРЕЛКА ВПРАВО
Выбрать в меню или подменю первую или последнюю команду	HOME или END
Сделать активной строку меню	F10
Перейти из одной панели инструментов в другую	SHIFT+CTRL+TAB
Найти; Найти элементы	F3, CTRL+SHIFT+F
Найти текст	F4
Найти следующее вхождение	SHIFT+F4
Обновить	F5
Проверить орфографию	F7
Форматировать меню	ALT+O
Закончить предварительный просмотр печати Принять (в элементе)	ALT+C
Отклонить	ALT+D
Показать меню папки Задачи	ALT+K (в папке Задачи)
Переслать	CTRL+F
Проверить наличие новой почты	CTRL+M, F5
Поместить в папку	ALT+P
Отправить/поместить в папку/пригласить всех	CTRL+ENTER (за исключением WordMail)
Одновременно закрыть открытые меню и подменю	ALT
Закрыть открытое меню; или, при открытом подменю, закрыть только подменю	ESC

Перемещение в диалоговом окне

Чтобы	Нажмите
Перейти на следующую вкладку в диалоговом окне	CTRL+TAB или CTRL+PAGE DOWN
Перейти на предыдущую вкладку в диалоговом окне	CTRL+SHIFT+TAB или CTRL+PAGE UP
Перейти к следующему элементу окна или группе элементов	TAB
Перейти к следующему элементу окна или группе элементов	SHIFT+TAB
Переходить между значениями в выбранном поле ввода с раскрывающимся списком или между некоторыми элементами окна в группе элементов	Клавиши со стрелками
Выполнить действие, назначенное выбранной кнопке; установить или снять флажок	ПРОБЕЛ
Перейти к элементу списка в поле ввода с раскрывающимся списком	Клавишу с первой буквой имени нужного элемента (при выбранном поле ввода со списком)
Выбрать элемент окна или установить либо сбросить флажок, если в имени элемента или флажка подчеркнута буква	ALT + клавиша с буквой
Открыть поле ввода с раскрывающимся списком	ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ (когда это поле выбрано)
Закрыть поле ввода с раскрывающимся списком	ALT+СТРЕЛКА ВВЕРХ или ESC (когда это поле выбрано)
Выполнить действие, назначенное кнопке	ENTER
Отменить команду и закрыть диалоговое окно	ESC

Перемещение в текстовом поле

Чтобы	Нажмите
Перейти в начало текста	HOME
Перейти в конец текста	END
Перейти на один символ влево или вправо	СТРЕЛКА ВЛЕВО или СТРЕЛКА ВПРАВО
Перейти на одно слово влево или вправо	CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО или CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО
Выделить текст от курсора до начала текста	SHIFT+HOME
Выделить текст от курсора до конца текста	SHIFT+END
Выделить один символ слева или снять с него выделение	SHIFT+СТРЕЛКА ВЛЕВО
Выделить один символ справа или снять с него выделение	SHIFT+СТРЕЛКА ВПРАВО
Выделить одно слово слева или снять с него выделение	CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВЛЕВО
Выделить одно слово справа или снять с него выделение	CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВПРАВО

Перемещение в окне предварительного просмотра печати

Чтобы	Нажмите
Просмотреть перед печатью	CTRL+F2
Напечатать в режиме предварительного просмотра	ALT+P
Установить параметры страницы в режиме предварительного просмотра	ALT+S, ALT+U
Увеличить	ALT+Z или ALT+1/2/3
Пролистать страницы	СТРЕЛКА ВВЕРХ, СТРЕЛКА ВНИЗ, PAGE UP или PAGE DOWN
Перейти в начало элемента	CTRL+СТРЕЛКА ВВЕРХ или HOME
Перейти в конец элемента	CTRL+СТРЕЛКА ВНИЗ или END

Все вышеперечисленное есть лишь небольшая часть полного набора функциональных сочетаний, предусмотренных разработчиками Microsoft Outlook. Однако она является самой важной из них, так как охватывает основные режимы и команды. Впрочем, частности на то и частности, чтобы обращаться к ним исключительно в ограниченных случаях. Тем более, что базовые "горячие клавиши" во многом схожи по назначению с их аналогами для самой операционной системы и для других пользовательских приложений, так что учить особенно много не придется. Зато общение с Microsoft Outlook действительно станет напоминать работу с хорошей секретаршей, все понимающей буквально с полуслова.


Александр Запольскис