...
...

О секретарских обязанностях

После столь долгого и обстоятельного описания основных встроенных возможностей прикладной программы Microsoft Outlook у некоторых читателей может сложиться несколько превратное представление о ней, как о некоем достаточно бездушном механизме, который является источником дополнительной головной боли, ибо к уже имеющимся обязанностям теперь добавляется необходимость следить за работой еще одного пакета. Несомненно, программа, какая бы она ни была "умная" и "широкопрофильная", всегда останется всего лишь программой. Без человека, в ней разбирающегося, она является совершенно бесполезной грудой команд на машинном языке, однако в мастеровитых руках Microsoft Outlook вполне в состоянии заменить достаточно значительное количество вспомогательного конторского персонала и в первую очередь — личного секретаря.
Правда, о мастеровитых руках я упомянул вовсе не красного слова ради. Microsoft Outlook, по определению, является только программой, что означает наличие у нее определенных границ функциональных возможностей. Например, Microsoft Outlook не в состоянии уведомить вас о получении обычного бумажного письма, доставленного обычной почтой или курьером. Также Microsoft Outlook не сможет оказать какую бы то ни было помощь в поиске остро необходимого контракта, если он не существует в электронном виде или не доступен для того компьютера, на котором Microsoft Outlook установлена. Это весьма и весьма важный момент для понимания и максимально эффективного использования всех (или большей части) возможностей данной программы. Для их реализации от вас требуется рационально организовать ваши данные и обеспечить к ним электронный доступ, вести самому (или разрешить вести Microsoft Outlook) журнал операций с документами, а также стремиться максимально привлекать Microsoft Outlook для таких, казалось бы, совершенно бытовых операций, как, например, мониторинг телефонного разговора. Согласен, некоторым пользователям подобные правила ведения собственных дел могут показаться излишне формализованными и слишком сложными, однако за внешней неприступностью представленной методики кроется огромная экономия рабочего времени, позволяющая успевать и дела вести, и на прочие надобности оставлять достаточно времени.

Как показывает практика, на втором месте после общей нерациональности в планировании рабочего времени в списке основных причин низкой эффективности труда стоят расходы на поиск необходимой в данный момент информации. Не станем пока трогать корпоративные локальные сети или Интернет. Даже на одном отдельно взятом персональном компьютере порой бывает достаточно сложно найти то, что там есть, но не совсем понятно — где. Тем более, если вы активно работаете и постоянно оперируете большим массивом разнородной информации: от стандартных текстовых файлов до писем электронной почты и прочих побудительных уведомлений, а также с применением перспективного планирования будущих дел. Вполне подходящим решением данной задачи является опять же применение программы Microsoft Outlook.
Дело в том, что Microsoft Outlook имеет достаточно мощный поисковый механизм, способный производить поиск и сортировку как самой информации, так и разных ее представлений, что свойственно не только непосредственно Microsoft Outlook, но и всей операционной системе Microsoft Windows 95 в целом. К тому же поисковый механизм Microsoft Outlook тесно связан с аналогичным модулем самой операционной системы, таким образом между ними как бы стирается разделительная грань. А что еще нужно от хорошего секретаря?

Поисковый механизм Microsoft Outlook вызывается с помощью режима НАЙТИ ДОКУМЕНТЫ, расположенного в системном меню СЕРВИС. Аналогичное назначение имеет сочетание "горячих" клавиш Ctrl + Shift + F. В любом случае на экране монитора возникает окно поискового мастера (см. рис. 1.), содержащее некоторое количество определяющих полей и настраиваемых вкладок. По большому счету, все эти элементы условно объединяются на две большие группы. Первая, это рабочие параметры и экранные кнопки, расположенные в верхней части и справа непосредственно на самом окне мастера поиска. Они определяют общие границы области поиска и запускают этот механизм после его соответственных настроек. А сами настройки, например, что искать и где конкретно это делать, производятся непосредственно на вкладках. Причем наименование и содержание указанных вкладок самым непосредственным образом зависит от того, какие определены общие поисковые области.

Сами области поиска выбираются в поле со списком " Просмотреть", расположенном в верхней левой части окна поискового мастера. Поле может принимать следующие значения: встречи и собрания, задачи, заметки, записи в дневнике, контакты, любые элементы Outlook, сообщения, файлы (Outlook/Exchange). Это означает, что у Microsoft Outlook можно, как у самой настоящей секретарши, спросить — "а не найдешь ли ты...". В зависимости от выбранной области поиска видоизменяется и представление вкладок. Они перерисовываются для предоставления максимального удобства поиска в выбранной области информации. Так, например, при выборе варианта "встречи и собрания" первая вкладка меняет свое наименование на аналогичное, и на ней появляются поля: " Искать текст", " Место поиска", экранные кнопки " ОРГАНИЗАТОР", " УЧАСТКИ", поле " Выбрать элементы". Такой подход обеспечивает максимальное удобство для поиска записи (информации) по конкретному собранию или встрече. Достаточно указать хотя бы одного из его участников, либо время прохождения (или даже время начала или окончания), либо тему собрания, и Microsoft Outlook тут же найдет запись, соответствующую заданным условиям. Причем вся процедура, даже при том, что вы сами вручную занимаетесь настройками, занимает куда меньше времени, чем инструктаж секретаря и ожидание от него необходимого ответа, который, кстати говоря, вполне может оказаться ошибочным. К тому же поисковый механизм, за счет использования организатора, позволяет производить и общий поиск, например находить все собрания, в которых принимает участие конкретное лицо.

Вкладка "Другие условия" предназначена для указания дополнительных поисковых критериев. В качестве таковых можно использовать, например, атрибуты элемента (поле со списком "Только элементы, которые"), такие, как пометку — прочтено ли письмо электронной почты, есть ли в нем вложения или они отсутствуют, какова была степень важности искомого элемента. Словом эти дополнительные параметры настолько расширяют критерии поиска, что становится возможным обращаться к программе Microsoft Outlook чуть ли не как к секретарю — "не будете ли вы столь любезны найти ту бумажку, которую пять лет назад во время обеда, в четверг, после проливного дождя, к нам в офис доставил курьер?" Если же и этого кому-нибудь окажется мало, то остается еще вкладка ДОПОЛНИТЕЛЬНО, средствами которой разрешается вводить дополнительное количество критериев выбора, в качестве которых может быть использован любой параметр из любого модуля Microsoft Outlook. Это может быть служебная запись из дневника или один из множества параметров любого повторяющегося события из модуля ЗАДАЧИ.
Как я уже упоминал ранее, внешний вид вкладок изменяется в тесной зависимости от того, какие границы поиска определены. Таким образом, перед тем как нажать экранную кнопку "НАЙТИ", весьма желательно обдумать, что собственно вы желаете отыскать с помощью программы. От этого во многом зависит скорость и качество получения результата. Допустим, если вы желаете найти какой-либо контракт, или вообще текст, то будет значительно сподручнее представить объект поисков как файл, что означает выбор границ поиска в поле со списком "Просмотреть", которые также называются "файлы". В этом случае поисковый мастер преображается таким образом, чтобы у вас появилась возможность искать даже небольшой, известный вам, фрагмент текста в файлах одного или нескольких типов. Среди них могут быть даже файлы в формате баз данных, что превращает Microsoft Outlook в нечто большее, чем просто программу электронного секретаря.

Собственно говоря, Microsoft Outlook именно так и разрабатывалась. Единственное, что пока оставляет определенные шансы для выживания стандартного Проводника операционной системы Microsoft Windows 95 — это невозможность запуска из оболочки Microsoft Outlook других приложений, даже созданных в Microsoft Corporation. Правда, от вас требуется самую малость помочь компьютеру и хотя бы не забывать заполнять свойства файла должным образом. Любой, кто пользуется тем же Microsoft Word, знает, что редактор можно переключить в режим, в котором при каждом сохранении результата работы будет предлагаться заполнить своего рода учетную карточку, в которой, в частности, есть место даже для определения ключевых слов, которые в дальнейшем могут быть использованы как дополнительные ключи для поиска. Так вот, этими же ключами может манипулировать и Microsoft Outlook, правда, при условии, что они есть и они в достаточной степени корректно идентифицируют файл или ту область, к которой он относится.
Естественно, в любом деле могут случиться сбои или какие-нибудь другие неполадки. По большому счету, все они условно могут быть разделены на десять больших групп, по общей причине, их вызывающей.

Группа первая — не отображен элемент или файл, хотя он есть в папке. Это возникает в том случае, если заданные вами текущие условия поиска задают правильное местоположение искомого файла, однако дополнительные критерии исключают его по другим условиям. В результате на Microsoft Outlook нападают как бы "провалы зрения" и она не видит очевидного. Для устранения причин, вызывающих столь печальные последствия, необходимо проделать следующее. Сначала еще раз проверьте абсолютно все заданные условия на всех вкладках. В том случае, если вы производите не отбор, а поиск, то разумнее всего вообще отменить все дополнительные условия, воспользовавшись экранной кнопкой "СБРОС". Мастер поиска аннулирует все, кроме заданного пути к папке, в которой осуществляется поиск, и установленных типов файлов, подлежащих просмотру. Можно также попытаться задать другой набор дополнительных условий. Желательно не стремиться без особой надобности излишне конкретизировать расширения и предпочитать пользоваться максимально широкой маской (*.*). Особо стоит обращать внимание на то, указано ли программе Microsoft Outlook заглядывать еще и во вложенные папки. В том случае, если объектом поиска является полученное электронное письмо, то нередко сбой возникает ввиду того, что в полях "Кому" и "От" могут использоваться самые различные аббревиатуры, которые на самом деле могут являться идентификаторами (например, именами, фамилиями или прозвищами), а не самими адресами электронной почты. По умолчанию, сообщения, посланные по адресу электронной почты или полученные из такого адреса, не подлежат поиску и фильтрации. Кроме того, имена в полях "Кому" или "От" почтового сообщения могут не соответствовать содержимому вашей адресной книги, по которой на самом деле производится просмотр. Целесообразно, в случае поиска письма от конкретного человека задавать поисковому механизму его имя или фамилию (или и то и другое) в именительном падеже, например "Иван Петров".

Свою особенность имеет и поиск телефонного номера. Поисковый механизм, увы, не умеет различать отдельные группы цифр. Например, группа 1234567890 не ставится в соответствие номеру (123) 456-78-90. Таким образом, если вам нужен телефонный номер, но вы его не помните, старайтесь либо запросить у программы минимально достоверную группу цифр, к примеру 78, либо набрать известные цифры максимально правильно, к примеру 78-9.
Любопытная специфика существует при обработке поисковым механизмом Microsoft Outlook дополнительных полей типа дата/время, созданных самим пользователем. Несмотря на то, что по умолчанию они содержат значение "нет", сама Microsoft Outlook такие элементы не идентифицирует и, соответственно, находить не может.
Кроме того, вполне может случиться так, что по каким-либо причинам искомый файл помечен как скрытый. При обычной настройке операционной системы, поисковый механизм такие элементы попросту игнорирует. Имеет смысл активизировать модуль Проводник, самой операционной системы Microsoft Windows 95, и в режиме ПАРАМЕТРЫ его меню ВИД активизировать переключатель "Отображать все файлы". В этом случае Microsoft Outlook станет проверять абсолютно все файлы, включая *.dll и *.sys.

Второй большой группой сбоев является нередко встречаемая ситуация, когда однажды прекрасно сработавший поиск, будучи сохраненным для дальнейшего применения без дополнительной настройки, впоследствии отказывался срабатывать как от него требуется. Самой типовой, но не очевидной на первый взгляд причиной возникновения подобной ситуации является попытка поиска информации, которая на самом деле расположена где-либо в локальной сети.
Когда создавался и отлаживался набор поисковых критериев, например, удаленный сетевой логический диск был доступен. Позднее, его пользователь мог закончить работу, выключить компьютер и уйти, например, пить кофе. Таким образом, в это время указанный сетевой ресурс недоступен, стало быть, поисковый механизм не может его обработать должным образом. Вторым возможным вариантом развития событий является перемещение, переименование или даже удаление искомых файлов пользователем того компьютера, на физическом диске которого они на самом деле находились.
Третья большая группа проблем связана с ситуациями, когда на определенном персональном компьютере отказывается корректно работать набор поисковых критериев, который показал себя с самой лучшей стороны на другой машине. Причин тому, на самом деле, две. Либо какой-нибудь параметр на данном компьютере имеет отличное наименование (например, файл или папка), либо некоторая часть искомой информации имеет статус "частной", а пользователь данного конкретного персонального компьютера не обладает необходимыми правами доступа. То же справедливо и при чисто сетевых решениях, когда конкретное программное и даже системное окружение на рабочем месте определяется введенным сетевым именем и паролем. В определенной степени эффективным решением такой проблемы может являться попытка переопределить содержимое поля "В папках", поискового мастера. Обычно при указанной проверке недоступные папки (если таковые имеются среди критериев или областей поиска) видны тут же и легко выявляются.

Следующей группой сбоев является возникающая ошибка при отборе каких-либо элементов, которым назначена определенная категория. Обычно это происходит в тех случаях, когда такая категория не выбиралась из списка доступных, а вводилась с клавиатуры вручную. Способ исправления прост. При перепроверке следует непременно выбрать категорию из диалогового окна "Категории", точнее из поля со списком "Имеющиеся категории", расположенном в этом окне.
Еще одной типовой проблемой при обращении к механизму поиска программы Microsoft Outlook является возникновение ситуации, когда вместо всех локальных и сетевых ресурсов вашего компьютера поисковый мастер предоставляет доступ исключительно к папке сообщений. Практически повсеместно подобное случается в связи с тем, что вместо режима "посмотреть файлы", пользователь, по ошибке, выбрал "просмотреть файлы Outlook/Exchange". Это ограничивает зону поиска только папкой ВХОДЯЩИЕ. Решение очевидно — смените тип поиска.
Следует помнить, что совместная работа в локальных сетях иногда оборачивается не самой своей лучшей стороной. Дело в том, что системный механизм обработки полномочий доступа к той или иной папке общего доступа достаточно сложен и порой достаточно неоднозначен. Нередко, когда поисковый механизм обращается сразу к нескольким папкам общего доступа или когда подобная папка имеет подпапки, также общего доступа, поисковый мастер может выдать сообщение об ошибке. Конфликтная ситуация устраняется путем отмены распоряжения просматривать вложенные подпапки для тех случаев, когда это касается ресурсов общего доступа. Каждый такой ресурс должен просматриваться индивидуально.

Увы, расширенный механизм поиска имеет одну тонкость, которая также порой оказывается причиной сбоя в работе. На вкладке "Дополнительно" не всегда отражаются все поля, которые на самом деле содержатся в выбранных к просмотру элементах. Тонкость тут вот в чем. Если мастеру указывается только один элемент для просмотра (например, папка), то программа обрабатывает ее корректно и показывает, в случае с папкой, все уровни вложения. Однако если в качестве области просмотра определено несколько папок, например, одновременно и Дневник и Задачи, то поисковый мастер покажет только стандартные их элементы и проигнорирует их индивидуальные особенности, созданные пользователем вручную. Таким образом, решение задачи заключается в индивидуальном просмотре каждой папки тогда, когда их совместный просмотр не приводит к желаемому результату. Также стоит помнить, что Microsoft Outlook не в состоянии проверять вычисляемые поля, так как истинным их содержимым является формула, а поисковый механизм проверяет истинное содержимое, а не его дальнейший результат.
Достаточно большим удобством при работе с Microsoft Outlook является наличие в нем механизма определяемых категорий. В особенности при организации индивидуального учета личных затрат рабочего времени на какую-либо конкретную из них.
Однако если вновь созданная пользователем категория не внесена в перечень общих, то она не попадет в список, из которого производится выбор при настройке поискового мастера.

Следующей причиной отказов, которая, кстати говоря, "льет воду на мельницу" ярых противников продуктов Microsoft Corporation, является то, что на хакерском жаргоне частенько именуется термином "глюк". При создании выборки встреч или каких-либо аналогичных элементов, главным критерием которых является время, Microsoft Outlook работает нестабильно. Эта нестабильность выражается в том, что даже в случае четкого определения начала и окончания интересующего временного отрезка, поисковый мастер может отобрать в выборку, в том числе встреч, время начала которых выходит за указанные рамки. Также в выборку могут попасть повторяющиеся события, дата начала цепочки которых однозначно выходят за границы отрезка. Дело в том, что при поиске возвращаются все повторяющиеся встречи и собрания, даты окончания которых не наступили, даже если дата начала повторяющейся встречи или собрания не удовлетворяет условию.

Ну и на десерт, последняя группа проблем, точнее всего одна. Однако она связана не столько с программным обеспечением, сколько с человеческим, субъективным восприятием неподготовленного пользователя. О каком бы то ни было запросе ни шла речь, все равно это есть не что иное, как запрос в некоторую базу данных. То, что в итоге появляется на экране, есть также итог работы некоторой программы, в обязанности которой входит отображение результата выборки на экране. К сожалению, некоторые люди наивно полагают, что содержимое экрана — это и есть искомый результат. Стало быть, если чего-нибудь там нет, значит, этого нет вообще. Допустим, вы начали выполнение какого-нибудь поиска чего бы то ни было, а потом прервали работу мастера или открыли и видоизменили какой-то из отсортированных элементов. Причем указанное редактирование должно исключить этот элемент из выборки. Однако ожидаемого не произошло. Так вот, суть этого кроется в том, что созданная мастером выборка, точнее, ее экранное отображение, не имеет обратной связи с исходными файлами. Таким образом, все последующие изменения в области поиска к уже созданной выборке отношения не имеют. Чтобы получить свежее содержание выборки, следует просто повторить ее.
Однако несмотря на все эти ограничения, поисковый механизм Microsoft Outlook обладает практически фантастическими возможностями, порою значительно превосходящими настоящего личного секретаря. Разве что если не учитывать желание получать еще и чашку хорошего кофе.

Александр Запольскис


© Компьютерная газета

полезные ссылки
Оффшорные банковские счета