...
...

Чтобы Microsoft Outlook 97 могвовремя напомнить...

Так уж устроена человеческая память, что она практически все забывает. Нет, к склерозу это не имеет ни малейшего отношения. Способность забывать есть великое защитное средство от всевозможных стрессов и прочих негативных моментов этой жизни. Плохо другое - лишь очень немногие люди в состоянии действительно эффективно пользоваться собственной памятью. Остальные, а их подавляющее большинство, что-то помнят и что-то забывают практически самопроизвольно. Например, очень нужный номер телефона может никак не задерживаться в голове, а какой-нибудь рекламный слоган, наоборот, из нее не вылазит.
Всякие там дипломированные специалисты от медицины в подобных случаях рекомендуют заняться упражнениями, тренирующими мгновенную и долговременную память. И это правильно. Однако что же делать, если результаты даже самых усердных занятий скажутся, в лучшем случае, через несколько месяцев, в то время как уже сейчас необходимо не забыть, что завтра в три - внеплановая планерка, через неделю - творческий юбилей жены (вспомнить бы, как ее по имени отчеству) начальника отдела, а в конце года - день рождения человека, которого обязательно нужно поздравить, хотя вы и встречаетесь не чаще двух раз в год? Конечно, для того и существуют всякие записные книжки, дабы в них делать себе памятки, только вот сколько в них ни делай напоминательных записей, а все равно частенько происходят накладки. То на одно и то же время два неотложных дела попадают, то наталкиваешься на напоминание буквально за пять минут до того, как должно начаться что-то важное, либо вообще забываешь посмотреть в эту самую книжку.

Смущаться по этому поводу вовсе не стоит. Все мы люди, и стало быть все мы одинаковые. Потому и существует на белом свете такая профессия, как секретарь. Однако далеко не все из нас в состоянии такого секретаря нанять. Доходы, знаете ли, не те, да вроде бы и не так много для секретаря у вас найдется работы. А между тем с задачей вежливо, своевременно и тактично напомнить вам о чем-то важном может справиться и самый обычный персональный компьютер. При условии, что на него установлен прикладной пакет Microsoft Outlook 97, конечно.

В рамках этой программы есть много всяких полезных служб и модулей, однако их рассмотрение все же стоит начать именно с механизма управления событиями. Когда обычный человек заводит себе новую записную книжку или, как теперь модно ее называть, органайзер, то он первым делом садится и переносит в нее из старых записей самую необходимую информацию, например телефоны и адреса. Так и приступая к освоению, и я надеюсь плодотворному применению, электронного органайзера Microsoft Outlook 97, стоит сразу потратить некоторое количество времени на заполнение его важными записями.

Для начала стоит запомнить, что в Microsoft Outlook 97 предусмотрена весьма оригинальная и достаточно рациональная концепция понятия "событие". Под ним понимается любое действие, которое пользователь совершает или намеревается совершить в какое-то определенное время. Допустим, вы намерены (или очень того не желаете, но обязаны) позвонить кому-либо в конкретное время или до определенного момента. С точки зрения Microsoft Outlook 97 такое событие носит однократный характер. Поэтому оно должно быть сопровождено предупредительной записью, которая, в свою очередь, обязана попасть вам на глаза также в заранее определенный момент. Что толку узнать о необходимости выступить с докладом на семинаре в Торонто за десять минут до его начала, если вы в этот момент находитесь где-нибудь под Таганрогом. Стало быть и без особых разъяснений понятно желание в подобных случаях получить уведомление заранее, с таким расчетом, чтобы успеть предпринять необходимые приготовления. Все это предусмотрено в Microsoft Outlook 97.

Как уже упоминалось, органайзер Microsoft Outlook 97 содержит в себе несколько функциональных модулей, среди которых есть ДНЕВНИК. Его назначение понятно уже из самого названия. Именно сюда заносятся всякие ежедневные записи, напоминания и прочие пометки о том, что весьма желательно не забыть и не пропустить (см. рис. 1).

Вообще говоря, то, что представлено на этом рисунке, есть не совсем ДНЕВНИК, точнее не только он. В данном случае речь идет о пользовательской панели, также способной к перенастройке пользователем, которая совмещает в себе представление сразу двух модулей ДНЕВНИК и ЗАДАЧИ. Представленный вид панели имеется в Microsoft Outlook 97 по умолчанию, но он настолько удачен, что нет нужды что-либо в нем менять. Поэтому давайте примем его за постоянный и в дальнейшем будем рассматривать как нечто единое.

Так вот, как можно легко увидеть, панель модуля ДНЕВНИК состоит из трех основных частей: лист дневника текущего дня (вертикальная разграфленная область сразу под надписью " Календарь"); собственно календарь (справа вверху) и маленькая панель со списком текущих задач, установленных пользователем (справа внизу). Полагаю, сразу понятно, что для чего предназначено. В ежедневный раздел помещается все, что касается именно этого дня. Сам календарь служит для перемещения по ежедневным листам и планированию, исходя из даты, дней недели, номеров недель или иных календарных параметров. А панель задач является своего рода долгосрочным напоминанием о необходимости выполнения некоторой долговременной работы, о которой речь пойдет позднее.

Теперь немного конкретики. Допустим, вам необходимо 17 ноября созвониться с мистером Карлсоном из Скандинавии и договориться о деловой встрече, которая может произойти буквально тут же, если вышеупомянутый мистер Карлсон окажется свободен. Для этого на панели с календарными датами стоит выделить мышью (просто щелкнуть) дату 17 ноября, и она тут же будет выделена активным темным квадратиком. При этом календарь "раскроется" на ежедневном листе этого дня. Вы наверняка уже обратили внимание, что этот лист слева имеет колонку с часовой сеткой. Сдвигая лифт этой области, найдите строчку в районе того часа, в котором вы договорились с мистером Карлсоном созвониться, и дважды кликните по ней мышью. Это активизирует рабочее окно специального мастера, на котором в дальнейшем вы и будете давать все соответствующие указанному событию указания (см. рис. 2.).

Для начала, чтобы потом, глядя на напоминание, не ломать голову на тему "что бы это значило?", следует заполнить строку "Тема". Все, что вы напишите в этой строке, впоследствии будет использовано как содержание предупредительного сообщения. Таким образом желательно быть кратким, но информативным. Помните, что это вы для себя набираете, так что учитывайте собственное восприятие и прочие свои индивидуальные особенности. Все остальное, касающееся этого события, вы вполне можете написать в свободном поле ввода (огромная белая область) в нижней части окна мастера. Тут разрешается набирать, что угодно, и с любой степенью детализации. В текст предупреждения это вставлено не будет. Более того, сюда разрешается вставлять даже ссылки на внешние файлы, например письма электронной почты, тексты контрактов или иллюстрации. Весьма полезная возможность, скажу я вам.

Для того чтобы не ошибиться с оценкой собственных действий и не уподобиться персонажам известной песни Утесова, следующей строкой следует поле для указания места, в котором указанное событие должно произойти. В нашем примере с мистером Карлсоном в качестве такового места следует указать, естественно, крышу. Необходимость не лениться с заполнением строки " Место" обуславливается еще и тем обстоятельством, что жизнь имеет тенденцию меняться. Причем чем дальше, тем сильнее. Вполне может оказаться так, что к моменту наступления 17 числа ваши планы несколько переменятся, и вместо того, чтобы немедленно срываться с места, получив уведомление (сами знаете, как ходит нынче общественный транспорт), вы сможет позволить себе, например, выпить чашечку кофе, ибо в тот день вас согласится подбросить знакомый на собственном автомобиле.

Следующим блоком настроек является область, в которой указывается дата и время начала и окончания данного события. Учитывая возможности этой части мастера, не так уж и обязательно предварительно выбирать нужный день в календаре, ибо его допускается указать сразу в выпадающем поле " Начало". Стоит открыть список - и к вашим услугам весь календарь. Однако практика показывает, что удобнее все же указывать дату заранее. Точно так же в следующем выпадающем окне надлежит указать время начала этого события. Оно задается либо путем выбора из представленного списка времен в виде ряда с тридцатиминутным интервалом, либо вручную с клавиатуры. По умолчанию Microsoft Outlook 97 полагает, что событие занимает тридцать минут и оканчивается в тот же день, что и начинается. Поэтому, по умолчанию, в строке " Конец" дата не изменится, а величина времени возрастет на тридцать минут. Обе величины подлежат ручной корректировке в соответствии с текущей обстановкой.

В этой же группе существует режим " Целый день", до специального распоряжения неактивный. Его придумали не просто так, а в связи с выдающимися возможностями программы Microsoft Outlook 97 как таковой. Дело в том, что этот электронный органайзер умеет не только делать некоторые заранее запрограммированные человеком действия, но и кое-какие самостоятельные операции. В частности, в круг его обязанностей входит организация взаимодействия пользователей в рабочей группе с целью рационального использования их времени. В локальной сети подчиненному вовсе не обязательно интересоваться у секретарши своего босса "можно ли зайти к начальнику по делу". Для этого достаточно в своей копии Microsoft Outlook 97 спланировать встречу с руководителем, и все. В сетевом режиме ваш персональный электронный секретарь самостоятельно свяжется с таким же секретарем вашего начальника и попробует поместить в его ежедневник уведомление о том, что вы желаете к нему зайти и по какому делу. Если, согласно собственному расписанию, в этот момент шеф окажется занят, то его Microsoft Outlook 97 отвергнет заявку, и вы получите уведомление о необходимости перенести свой визит на другое время. Причем, при соответствующих настройках, два электронных секретаря могут самостоятельно урегулировать данный вопрос и согласовать взаимоприемлемое время для встречи, которое и будет зарезервировано в обоих расписаниях. Так вот, если вы не хотите, чтобы в течение того времени, пока вы решаете свои дела с мистером Карлсоном, вас кто бы то ни было беспокоил, вы можете либо оградить себя в этом конкретном отрезке времени (то есть между временем начала и окончания события), что делается путем выбора соответствующего значения в выпадающем поле " Состояние", либо просто активизируете режим " Целый день", и Microsoft Outlook 97 станет отвергать всякие предложения на весь рабочий день.

Что касается поля " Состояние", то оно содержит несколько значений, каждое из которых имеет свои плюсы и минусы. В положении " Свободен" Microsoft Outlook 97 полагает, что указанное событие может быть совмещено с любым другим, если их временные отрезки пересекаются между собой. Допустим, вы ведь можете одновременно слушать концерт любимого исполнителя по радио или по телевизору и, например, просматривать прессу или почтовую корреспонденцию одновременно. Таким образом вполне допустимо планировать эти два дела параллельно. Однако, при использовании Microsoft Outlook 97 в режиме для рабочей группы, состояние " Свободен" также означает, что любая заявка со стороны на это же время будет автоматически включена в перечень ваших текущих дел без вашего на то ведома.

Поэтому, особенно если вы достаточно четко дифференцируете свой день на однозначно рабочее и однозначно свободное время, то рациональнее в течение рабочего дня применять положение " Под вопросом". В этом случае Microsoft Outlook 97 станет предупреждать вас каждый раз, когда возникнет конфликт по времени между какими-либо событиями, с тем, чтобы вы его разрешили сами. В том числе и путем отказа от каких-нибудь дел или заявок.

В том случае, если данное событие настолько важно, что однозначно не допускает прерывания или постороннего вмешательства, то следует использовать положение " Занят", что снимает все вопросы.

Если же выполнение очередного пункта "суточной нормы" связано с временным отсутствием в офисе, например, вы поехали на крышу к скандинавскому бизнесмену Карлсону, то желательно указывать положение " Не на работе". В этом случае ваш Microsoft Outlook 97 будет игнорировать все события, чье время пересекается, даже в том случае, если они сами находятся в положении " Занят" или " Под поросом". На нет, как говорится, и суда нет.

Остается лишь напомнить мастеру о необходимости напомнить вам, на всякий случай, об этом событии (поставить галочку в окошке с надписью " Оповещение"), если таковое требуется, и указать, за сколько времени это предупреждение должно быть сделано. По умолчанию упреждение настраивается в меню СЕРВИС, режим ПАРАМЕТРЫ. И желательно не обходить эту настройку вниманием. Однако вполне позволительно выбрать значение опережения и непосредственно на окне мастера, в выпадающем списке, где предусмотрены величины от ноля минут до двух суток.

Для особо педантичных людей, а также для работников свободных профессий, например адвокатов или консультантов, в Microsoft Outlook 97 встроена удобная возможность автоматически сортировать свои повседневные дела. В нижней части окна мастера есть экранная кнопка КАТЕГОРИИ, нажатие на которую приводит в появлению перечня имеющихся категорий (см. рис. 3.), к которым можно причислить данное событие. На представленном рисунке показан стандартный перечень, автоматически генерируемый Microsoft Outlook 97. Однако вы можете переопределить его согласно собственным представлениям, что делается путем удаления ненужных и ввода с клавиатуры желаемых наименований. В общем, в списке выбирается соответствующая категория и против нее ставится галочка, потом нажимаете ОК. Список категорий исчезает, а выбранное название появляется в соответствующей строке окна мастера (см. рис. 2.). В том случае, если это событие частное и не должно учитываться в перечне рабочих дел, а также не должно быть видно по сети для других членов рабочей группы ни при каких обстоятельствах (в том числе и для начальства), то целесообразно пометить его как " Частное".

На этом, как вы понимаете, настройка одного отдельно взятого события закончена. В верхней части окна мастера следует нажать на экранную кнопку СОХРАНИТЬ И ЗАКРЫТЬ, и данное событие станет тем фактом, за которым в дальнейшем будет следить программа самостоятельно. Окно мастера исчезнет, а на соответствующем листе календаря, против определенного значения времени, появится область с указанием имени данного события, а Microsoft Outlook 97 займется остлеживанием времени его начала и сроком вывода на экран уведомления. Это уведомление имеет ту полезную особенность, что его можно ИГНОРИРОВАТЬ, тогда оно перестанет появляться, даже когда событие еще не произошло, и его можно ОТЛОЖИТЬ, причем опять же от пяти минут до двух суток. В последнем случае Microsoft Outlook 97 пометит его как просроченное и переместит уведомление на указанное время, с наступлением которого процедура повторится. Так будет длиться до тех пор, пока вы не нажмете ИГНОРИРОВАТЬ, что для Microsoft Outlook 97 означает совершение вами того, что вы планировали по данному событию.

В то же время далеко не все события одномоментны. Предположим, вы должны каждый первый рабочий день месяца представлять своему начальству какой-нибудь план или отчет. Было бы крайне затруднительно программировать каждое уведомление об этом вручную. Тем более, что совершенно непонятно, насколько далеко вперед его следует программировать. Вы можете трудиться на одном месте пятьдесят лет и с почетом быть проведены на пенсию, а можете сменить работу, и ваши обязанности, а вместе с тем и графики, изменятся. В общем, быть может всякое, поэтому разработчики Microsoft Outlook 97 предусмотрели специальный мастер, который отвечает за повторение одинаковых событий согласно заранее заданному графику.

На окне мастера настройки события (см. рис. 2.) есть экранная кнопка со стилизованным изображением Инь-Янь, то есть двух стрелок, догоняющих друг друга. Она называется " Повторение". Ее нажатие активизирует дополнительное окно мастера (см. рис. 4.), на котором сосредоточены элементы конструирования различных повторений. В верхней его части программа воспроизводит уже настроенное время начала и окончания данного события, что, впрочем, не мешает его изменить, если такое требуется.

Далее следует область настройки " Шаблона повторений", средствами которого можно указать Microsoft Outlook 97, что данное событие повторяется один раз в год в заданный день (например, день рождения или какой-либо иной ежегодный юбилей) или периодически (например, каждую третью неделю по воскресеньям). Если вы настраиваете напоминание о событии типа дня рождения (какая разница чьего), то в группе " Пределы повторений" следует обязательно выбрать режим " Нет конечной даты", ибо, как вы сами понимаете, подобное событие отменяется только чем-либо неприятным, в основном смертью. Во всех остальных случаях могут существовать и иные рамки, например, некоторая конечная дата или некоторый определенный лимит событий. Допустим, вы руководите проектом и до заданного числа каждый третий рабочий день намерены проводить получасовые "пятиминутки" для лучшей координации хода выполнения работ. Следовательно, они должны быть запланированы в календаре, но только до того дня, когда проект будет закончен и надобность в них отпадет. Или, например, вы приобрели абонемент в плавательный бассейн на право десяти его посещений. Таким образом одиннадцатое напоминание о вашем намерении в такой-то день с удовольствием поплавать окажется бессмысленным.

Когда настройка закончена, надлежит нажать ОК, и ваши инструкции обретут силу закона, во всяком случае для вашей копии Microsoft Outlook 97. Однако при этом ничто не помешает вам в дальнейшем открывать любой такой ряд и корректировать как весь его целиком, так и какой-либо из отдельных его элементов. Допустим, возвращаясь к использованным ранее примерам, если проект не удалось закончить в срок, вы можете двойным кликом по упоминании о предстоящей "пятиминутке" на любой странице вашего дневника активизировать мастер настройки и "передвинуть" срок окончания его действия на некоторое время или даже вообще переопределить его как " Нет конечной даты". В тоже время, если ваши дела не позволяют вам совершить заранее запланированный вояж в бассейн в указанный вами день или срок, то вы можете перенести только одно это отдельное событие, в то время как настройка всего ряда не изменится.

Вторым представлением события в Microsoft Outlook 97 является собрание, о чем свидетельствует наличие второй вкладки в окне мастера настройки параметров событий (см. рис.5). Любое собрание ведь тоже должно быть заранее спланировано. Для этого в левой области вы должны указать список его участников. Естественно, кроме вас любимого, с самого начала список никого не содержит, но это можно исправить с помощью экранной кнопки ПРИГЛАСИТЬ ДРУГИХ или набрать их фамилии вручную. Дело в том, что кнопка ПРИГЛАСИТЬ ДРУГИХ приводит к активизации списка ваших контактов, выбор среди которых автоматически генерирует перечень адресов, по которым будут отправлены (электронной почтой или по системе внутрифирменной электронной связи) стандартные уведомления о необходимости прибыть в определенное место к определенному времени для участия в этом собрании. С наилучшими пожеланиями, конечно. В правой части окна мастера расположена сетка планирования собрания по времени, как в смысле его начала и окончания, так и вплоть до общего расхода времени каждым выступающим и их очередности. Запоминание спланированного собрания также происходит с помощью экранной кнопки СОХРАНИТЬ И ЗАКРЫТЬ.

Вот и все. Ваш персональный секретарь настроен и готов к использованию. Это, конечно, отняло некоторое время, но можете мне поверить - дело того стоит. Во-первых, запрограммировав, к примеру, дни рождения своих друзей и знакомых, вы можете без труда приобрести весьма даже лестную характеристику очень внимательного человека. Кому же не нравится, когда его поздравляют с днем рождения без его собственного напоминания, да еще и помнят, сколько годочков накапало юбиляру? Этот нюанс, к слову говоря, при настройке периодики напоминания о дне рождения может быть учтен путем указания даты начала ряда в области " Шаблон повторений". Просто укажите, что данный ряд начался в таком-то году, и все. Во-вторых, заблаговременное планирование позволяет гораздо рациональнее расходовать время. Даже у самого занятого человека можно выкроить добрый часок на отдых или какое иное полезное занятие. Правда, это имеет смысл лишь в том случае, если вы на самом деле намерены стремиться следовать собственным планам, а не заниматься самообманом.
Александр Запольскис

© Компьютерная газета

полезные ссылки
Регистрация компаний в Великобритании