...
...

Электронный ежедневник

Электронный ежедневник

Меня достаточно долго забавляла одна сцена, частенько повторяющаяся в западных кинофильмах. Один человек приглашает другого человека, например, "на пиво". Казалось бы, ситуация - банальнее некуда. Однако почти всегда, вместо однозначного "да" или "нет", приглашаемый произносит магическое заклинание: "Я должен посмотреть в свой ежедневник". Прямо-таки японская чайная церемония. Однако с течением времени, когда всяких дел стало больше, отношение к ежедневникам несколько переменилось. Более того, пришлось даже самому обзавестись такой книжицей.

Правда, не могу сказать, что бумажный ежедневник оказал очень уж большую помощь. Основная сложность заключалась именно в том, что ежедневник был, как это ни странно, бумажным. То есть по сути, несмотря на красочность оформления, он остается всего лишь обычной тетрадкой для записей. И как любая тетрадка, простой ежедневник требует чрезмерно много внимания со стороны его владельца. Предположим, вы дважды в неделю посещаете плавательный бассейн. Так вот, чтобы отразить сие в бумажном ежедневнике, вам потребуется потратить достаточно много времени на заполнение соответствующих граф на протяжении всего "срока действия" вашего ежедневника. Однако и этого может оказаться недостаточно. Допустим, через некоторое время, вам вдруг до смерти надоест плескаться в каких бы то ни было водоемах и вы решите заняться, к примеру, верховой ездой, тогда, во-первых, придется опять засесть за писанину, а во-вторых, все равно ежедневник окажется испорченным, так как в нем останутся старые, уже неактуальные или даже ошибочные записи. Если же заметки не вести, то все придется держать в голове и, следовательно, рисковать забыть что-либо.

В общем, все эти недостатки и побудили разработчиков создать электронные программы-ежедневники. Если персональный компьютер становится не просто чем-то выдающимся, а самым обычным инструментом, с которым приходится общаться большую часть рабочего времени, то почему бы не переложить на него обязанности хорошо вышколенного секретаря, чрезвычайно ответственно относящегося к своим обязанностям?

Следует признать, что попытки создать хорошую программу-секретаря предпринимались неоднократно как частными авторами, так и предприятиями. Наиболее известные из них - Lotus Organizer и Shedule. Только оба этих продукта, при всех своих достоинствах, были написаны в стремлении повторить функции бумажного органайзера средствами компьютерной программы, что привело к повторению и некоторых принципиальных недостатков бумажного варианта. Принципиальным моментом является то, что все эти программы создавались как изначально обособленные модули, что отразилось на их функциональности. Microsoft Corporation вовсе не была лидером в указанной области. Однако и у отстающих есть свои преимущества. Как минимум, им становятся видны сильные и слабые стороны решений своих более расторопных конкурентов.

В общем, создавая девяносто седьмую версию своего програм-много офиса, Microsoft Corporation разработала совершенно уникальный продукт, в корне отличающийся от своих предшественников. Он называется Microsoft Outlook.

По сути MS Outlook является электронным органайзером, в котором чрезвычайно удобно планировать свою деятельность, программировать напоминания о всевозможных повторяющихся и разовых событиях, составлять планы-графики выполнения долгосрочных проектов, а также вести записную книжку всевозможных адресов, телефонов и прочей повседневной информации. Однако наряду с этими свойствами, присутствующими практически в каждой аналогичной программе, MS Outlook имеет еще и целый ряд дополнительных достоинств.

Во-первых, это модуль электронной почты, позволяющий обрабатывать всю входящую и исходящую электронную почтовую корреспонденцию непосредственно в среде MS Outlook. При этом программа весьма неплохо справляется с задачей обработки писем в различной кодировке, позволяет "прикреплять" их к каким-нибудь проектам, к которым они имеют непосредственное отношение. К тому же, по умолчанию, в MS Outlook в качестве текстового редактора применяется уже известный пользователям Microsoft Word, что значительно повышает удобство пользования программой.

Во-вторых, MS Outlook оборудован весьма и весьма любопытным модулем, называющимся "дневником". Так как MS Office - среда достаточно интегрированная, то это дает прекрасную возможность организовать конспектирование всех операций в рамках офиса, в том числе отслеживание таких деталей, как работа с каждым файлом. Это особенно актуально для людей, едва начавших работать с персональным компьютером. У них частенько возникает одна и та же проблема - забывчивость местоположения недавно созданного важного файла. Пользуясь дневником, найти его не составляет никакого труда. Кроме того, MS Outlook поддерживает и сетевой режим работы, что позволяет управлять не только собственной работой, но и работой любого творческого коллектива. Причем модуль "дневник" обеспечивает прекрасную возможность контролировать ежедневную работу этого коллектива, в том числе дистанционно.

В-третьих, MS Outlook создан таким образом, что почти полностью может заменить Проводник Microsoft Windows. При этом встроенные в MS Outlook сервисы значительно превосходят аналогичные возможности проводника.

В-четвертых, MS Outlook имеет встроенный модуль программирования в среде Visual Basic. Полагаю, объяснять его преимущество нет нужды. Все, что отсутствует среди стандартных возможностей MS Outlook, может быть запрограммировано самостоятельно. А так как для этого используется широко распространенный язык, то нет и особых проблем с его изучением и использованием.

Таким образом, по сумме показателей, на сегодняшний день в мире не существует программ аналогичного назначения, способных сравниться с MS Outlook по широте гаммы предоставляемых пользователю возможностей. Можно даже сказать, что благодаря MS Outlook у пользователя в подчинении появляется чрезвычайно трудолюбивый личный секретарь.

Однако при высокой внешней привлекательности MS Outlook, как это свойственно всем продуктам Microsoft Corporation, остается программой несколько непростой в освоении. Дело в том, что ввиду определенной прямолинейности мышления пользователи пытаются осваивать MS Outlook с точки зрения формальной логики, в то время как сам MS Outlook создан, исходя из несколько иных основополагающих принципов. Таким образом, атака программы "в лоб" в подавляющем большинстве случаев заканчивается полным провалом.

На основании вышесказанного я намерен написать цикл статей, раскрывающих широкие возможности MS Outlook буквально для каждого постоянного пользователя персонального компьютера. Правда, это касается лишь людей деятельных и самостоятельных. Для остальных MS Outlook - что мертвому припарка.

Однако перед тем как взяться непосредственно за сам MS Outlook, стоит детально разобраться с процедурой инсталляции этой непростой программы. Судя по поступающим письмам, эта задача частенько становится серьезной преградой для пользователей. И начинается все, как это ни покажется странным, задолго до того, как будет запущена программа setup MS Office. Дело в том, что успешное функционирование самой MS Outlook теснейшим образом зависит от наличия и настройки нескольких внешних независимых программ. В частности, авторы MS Outlook изначально исходили из того предположения, что пользователь персонального компьютера работает либо в локальной сети, либо использует электронную почту, либо и то и другое вместе. Поэтому по умолчанию подразумевается, что рабочее место, на котором развертывается MS Outlook, непременно оборудовано какой-нибудь почтовой программой. Естественно, ожидается, что такой программой будет Microsoft Mail. Собственно, эти ожидания не столь уж беспочвенны, так как MS Mail встроена в операционную систему Windows 95.

Обычно при установке "окон" почтовый клиент не настраивается и почтовый ящик не создается. Однако, если вы намерены впоследствии использовать MS Outlook, то стоит все же уделить некоторое внимание MS Mail. Делается это следующим образом. В Панели управления операционной системы MS Windows 95 есть иконка "п/о Microsoft Mail". Ее активизация приводит к запуску мастера установки и настройки Microsoft Mail. Мастер выполняет всего две функции: если на компьютере уже существует соответствующее почтовое отделение, то оно будет подключено к механизму MS Mail и в дальнейшем почта "пойдет" через него; если же такого отделения нет, то оно будет создано и настроено. В зависимости от текущего положения дел следует выбрать один из вышеописанных вариантов. В первом случае мастер "попросит" указать местоположение почтового отделения и закончит на этом. Сия процедура настолько проста, что и говорить не о чем. А вот создание нового "почтового ящика" требует несколько более детального описания.

Если вы выбрали создание нового почтового отделения, то следует поставить маркер против режима "Создать новое п/о рабочей группы" и сказать ДАЛЕЕ. Следующим шагом мастер "предложит" в ручном режиме указать папку, в которой вы желаете иметь почтовое отделение. Если у вас уже есть один почтовый ящик, то по умолчанию MS Outlook в первую очередь попытается обратиться в то же место, что, впрочем, поддается ручной перенастройке. Где конкретно располагать ящики, особой роли не играет. Вам не придется в них заглядывать из чего-либо кроме почтового клиента, а он запоминает пути и не нуждается в дополнительных указаниях. Однако стоит сразу вспомнить о необходимости рационализации размещения данных с точки зрения последующей организации их резервного копирования или архивирования. Исходя из этого, имеет смысл создать отдельную папку с четко ассоциированным именем, например АРХИВ или ПОЧТА, в которую и поместите сами ящики. Впоследствии, особенно при переустановке программного обеспечения, значительно снизится риск потерять важную корреспонденцию в результате досадного недоразумения. Когда папка указана, мастер установки на всякий случай еще раз показывает, где окажутся почтовые ящики на тот случай, если пользователь ошибся по незнанию или тривиально передумал.

Если все нормально, то следует сказать ДАЛЕЕ и приступить к заполнению стандартной формы на новый ящик. Каждому ящику следует обязательно присвоить владельца, в смысле - указать его имя. Потом придумайте себе электронное имя, то есть то, которое будет указываться перед символом @. Затем наступает очередь идентификационного пароля, с помощью которого осуществляется защита от несанкционированного доступа к вашей корреспонденции. В случае необходимости, например, если создаются почтовые отделения различных отделов, служб или даже отдельных сотрудников, нелишне заполнить и все остальные поля, включая номер рабочего телефона и даже примечание. Когда закончите, говорите ОК и дело с концом. Мастер сам создаст указанное почтовое отделение.

Далее следует опять обратиться в Панель управления MS Windows 95 с тем, чтобы найти там иконку "Почта". Ее активизация запускает мастер менеджера коммуникационных служб данного компьютера. В самом начале его окно совершенно пусто и с помощью экранной клавиши ДОБАВИТЬ следует указать мастеру, что у компьютера есть почтовый клиент MS Mail. Потом выделите появившуюся запись Microsoft Mail и нажмите экранную кнопку СВОЙСТВА. Это дает доступ к настройке почтового клиента, однако если вы не желаете получить от MS Mail что-нибудь особенное, то установки по умолчанию вполне устроят девяносто девять процентов пользователей. Разве что на вкладке Связь укажите наименование сеанса удаленного доступа, с помощью которого должно осуществляться подключение почтового клиента к соответственному серверу электронной почты.

Если у вас почта on-line, или, как ее еще называют, "почта интернет", то кроме службы MS Mail требуется установка и службы "Internet Mail". Это делается точно так же. Аналогично активизируется и режим настройки свойств Internet Mail. На вкладке Общие заполняются все поля согласно соответствующим им надписям. Нужно указать имя владельца, сетевое имя, имя почтового сервера и так далее. На вкладке Подключение настраивается способ соединения с сервером. Если у вас нет выделенной линии или гарантированно надежного подключения по дозвону, то лучше запретить компьютеру самостоятельный опрос почтового ящика, для чего против надписи "Автономная работа" следует поставить галочку. Иначе программа начнет самостоятельно пытаться набирать почтовый сервер каждые десять минут, чем серьезно помешает вам работать.

После того как в мастере почты установлены все необходимые коммуникационные службы, наступает пора настройки вкладки Доставка, отвечающей за взаимодействие между коммуникационными службами. В графе "Новые сообщения помещаются в папку" следует указать Личные папки, точнее - выбрать из выпадающего меню. В окне "Исходящие сообщения обрабатываются службами в приведенном ниже порядке" следует расположить эти службы так, чтобы самой верхней строкой стоял MS Mail, а потом (если таковое имеет место быть) - Internet Mail.

Остается только настроить очередность обращения к адресам и все. На вкладке Адреса: в поле "Отображать первым списком адресов" следует указать Список адресов п/о; в поле "Заносить новые личные адреса в книгу" - Личная адресная книга; в окне "При отправке сообщений имена адресатов сверяются со списками адресов в следующем порядке" - Личная адресная книга, Список адресов п/о и Контакты. На этом хлопоты с настройкой почтовых служб вашего компьютера заканчиваются.

Если вы все сделали верно, то при первом запуске MS Outlook все, что вам придется сделать, - это указать программе местонахождение почтового ящика и все. В противном случае с MS Outlook придется возиться долго и упорно, ибо процедура предстоит длительная и чрезвычайно плохо документированная. Точнее - не то чтобы плохо, но слишком уж обтекаемо, туманно и запутанно.

Так что уж лучше все делать сразу правильно. И платой за это будет прекрасная работа отличной интегрированной программы, способной значительно облегчить вашу повседневную работу.

Александр Запольскис
E-mail: leshy@nestor.minsk.by
- титульная страница



© Компьютерная газета

полезные ссылки
Оффшорные банковские счета