...
...

Если офис электронный

Если офис электронный

Так уж получилось, что у человека всего две руки, одна голова и достаточно прямолинейное мышление. Поэтому он и работу выполняет за раз только одну. Это наложило определенный отпечаток на способ человеческого мышления. Особенно в случае, когда такая работа не связана с вычислительной техникой. Отсюда берут корни многие привычные понятия. Даже если они и устарели. Взять хотя бы боязнь, почти повсеместную боязнь, начинающих пользователей перехода на сетевые технологии. В обычном компьютере все более или менее ясно. Все данные и программы располагаются на собственном винчестере или, в крайнем случае, на дискете. Даже в одноранговой сети кое-как концы с концами сходятся. Данные расположены либо на своем винчестере, либо на соседском. А вот в случае технологии клиент-сервер сам черт ногу поломает. Как сядешь работать, локальный винчестер вроде бы есть, но системный администратор похохатывает и предлагает спор на бутылку, если удастся найти винт на собственном рабочем месте. Черте что, прости господи!

А все лишь потому, что пользователь пытается задаться вопросом, который в новых условиях потерял актуальность. По большому счету, если сеть обладает достаточной пропускной способностью и приемлемой надежностью, то совершенно неважно, где конкретно лежат данные. С точки зрения доступа к ним, нет ни малейшей разницы между локальным и удаленным дисками.

Примерно так же обстоят дела и в области программного обеспечения. Почти каждый ребенок "в курсе", что для набора и редактирования текста очень даже неплохо подходит Microsoft Word, для оперирования простыми таблицами более чем подходит Microsoft Excel, если нужно накапливать информацию и управлять ею - самое время воспользоваться Microsoft Access. И так далее. Однако пользователи этих программ продолжают относиться к ним как к своего рода черным ящикам, имеющим вход и выход, но практически не совместимых между собой. Ей богу, своими глазами видел, как в одной минской конторе оператор перенабирала цифры из таблицы Microsoft Excel в аналогичную таблицу Microsoft Word! Смех и грех. Девушке и в голову не приходило, что можно хотя бы попробовать скопировать блок данных из одного приложения в другое.

Можно смеяться, можно язвить, но, увы, факт остается фактом. Все эти "передовые электронные технологии" так и останутся пустым звуком, если мы сами не научимся извлекать из них вполне конкретную пользу, выражающуюся в чем-нибудь измеряемом. Например, в часах сэкономленного времени или в долларах сэкономленных средств. А уж в то, что сэкономить есть как, можете не сомневаться.

Все дело в том, что разработчики программного обеспечения заботятся о чем угодно, но только не об объяснении основных принципов их функционирования. И по сей день достаточно много пользователей Microsoft Word толком не отличают конца строки от конца абзаца, а автоматическое масштабирование при печати вообще считают чистой воды шаманством.

В общем, чтобы внести во все это хотя бы небольшую ясность, я попробую рассказать о том, почему на самом деле комплект из Word, Excel и Access, в дополнении PowerPoint и FrontPage, называется электронным офисом.

Как я уже говорил, на самом деле персональный компьютер толком даже не представляет, что и зачем он делает. Его заботит лишь одно - чтобы не возникло явных ошибок. Поэтому, в частности, возникает проблема нечитаемости текстов, созданных в разных версиях одного и того же редактора. Однако на самом деле не все так печально. По большей части все типы данных и их представление достаточно подробно описаны и утверждены, что позволяет использовать их практически в чем угодно, лишь бы приложение было в состоянии "понять" их. Для примера, попробуйте с помощью клавиш табуляции в Microsoft Word набрать два столбца чего бы то ни было. Пусть в одном будет какой-нибудь текст, а во втором - любые числа и цифры. Потом выделите этот фрагмент, скопируйте его в буфер обмена (конкретный способ роли не играет) и вставьте в таблицу Microsoft Excel. Если все сделано верно, то после нескольких уточняющих вопросов программа сама "разберется" в столбцах и строках. В результате, значения окажутся вставленными в нужные ячейки.

Вообще говоря, данные, вырезанные или скопированные в другой программе, по возможности вставляются в формате, который можно изменить в данной программе. Например, ячейки из Microsoft Excel и записи из Microsoft Access выставляются в Word в виде таблиц Word, в которых ширину колонок и форматы шрифтов можно изменять. Текст, разделенный при помощи табуляции, можно вставить из Word в Microsoft Excel в виде столбцов и строк ячеек, а записи Microsoft Access можно вставить в Microsoft Excel в виде строк, в которых каждое поле находится в отдельном столбце. Таким образом существует, как минимум, один простой механизм, с помощью которого вполне по силам организовать передачу информации между приложениями. Во всяком случае в рамках MS Office.

Однако если вставляемые данные программой не могут быть изменены, то они вставляются в виде внедренного объекта. Внешне он практически ничем не отличается, только его редактирование возможно лишь в той программе, в которой этот объект был изначально создан. Если вы попробуете вставить в Microsoft Word таблицу из Microsoft Excel, то получится объект, похожий на "родную" "вордовскую" таблицу. Его можно двигать по листу. На него можно ссылаться. Его можно нумеровать как любой другой объект текстового редактора. Однако если дважды по нему кликнуть, автоматически запустится Microsoft Excel, в котором допускается любое редактирование объекта.

Если данные не могут быть вставлены в качестве внедренного объекта (например, при копировании данных из программы, неподдерживающей механизм ОLE), то они вставляются в виде постоянного рисунка, изменить который невозможно. Это далеко не лучший выход. Однако за неимением иного выхода и при условии катастрофического дефицита времени может сойти и так. Тем более, что на внешний вид отличия не будет. А уж если все это создается ради получения распечатки на листе, так и подавно. Поверьте, никто не сможет почувствовать разницу.

Теперь связи. Если вы изредка берете в руки "Компьютерную газету", то, может быть, встречали там рассказы на тему "как пользоваться ссылками с Microsoft Excel". А если этот самый "эксель" вами используется не только для программирования простых математических операций типа "сколько будет два плюс два", то механизм "экселевских" ссылок уже давно стал для вас родным и почти что незаменимым. Только вот беда - не все программы автоматически согласны с таким механизмом. В этом случае нелишне попробовать воспользоваться так называемой "удаленной" ссылкой. Она в определенной мере похожа на стандартное написание ссылки, но имеет и некоторые принципиальные различия. Ее синтаксис выглядит следующим образом:

= СТАНЦИЯ | СОСТАВ | ВАГОН

Вместо СТАНЦИЯ, следует указать имя приложения, например EXE файл электронных таблиц Lotus 1-2-3.

Вместо СОСТАВ, следует указать имя документа, из которого получаются данные, например имя таблицы Lotus 1-2-3.

Вместо ВАГОН, следует указать конкретный диапазон ячеек, перечень записей или листов, содержимое которых должно быть передано по этой ссылке. При этом практически все приложения "понимают" фрагменты типа массив. То есть, если взять фрагмент столбца в одной таблице и подставить его в столбец другой таблицы, то программы сами разберутся, какое конкретно значение должно быть подставлено в каждую ячейку.

Так как любое дело всегда имеет нюансы, то не без этого и в отношении удаленных ссылок. Во-первых, в качестве разделителей обязательно должны быть использованы только вертикальные линии. А во-вторых, если имя приложения, документа, раздела или элемента данных содержит пробелы или специальные символы формул, например двоеточие (:) или знак минуса (-), либо если имя имеет вид ссылки, заключите его в одиночные кавычки. Правда, стоит помнить, что приложение, с данными которого требуется установить связь, должно поддерживать динамический обмен данными (DDE), иначе ничего не получится, хотя продукты почти всех разработчиков в настоящее время DDE все же поддерживают, так что особого беспокойства эта процедура доставить не должна.

Помимо этого Microsoft Excel имеет еще одну любопытную шаманскую штуку, позволяющую производить обмен данными, правда, несколько необычным способом. Таблицу Microsoft Excel можно использовать не только как непосредственно таблицу, но и как иллюстрацию, на которой изображена таблица Microsoft Excel. Полученную иллюстрацию допускается использовать в любом другом приложении, поддерживающем DDE. При этом картинка сохраняет все свойства полноценной таблицы, в том смысле, что изображенные на ней значения в точности соответствуют тому, как должна бы выглядеть таблица в своем естественном состоянии. Чтобы изображение ячеек листа изменялось вместе с данными источника, можно установить связь изображения с листом источника данных. В этом случае, например, при изменении нумерации исходных ячеек, которые использовались при копировании, автоматически будет изменено и связанное с ними изображение.

Изображение может копироваться как в формате рисунка, так и в формате растрового рисунка. Для формата рисунка требуется меньше оперативной и дисковой памяти, что увеличивает скорость вывода изображения в Microsoft Excel. Формат рисунка имеет хорошее качество изображения при любом разрешении и может использоваться для высококачественной печати или отображения на экране, например, в диаграммах для презентаций.

Следует помнить, что в изображение включаются только видимые на экране данные ячеек. При необходимости придется изменить размер столбцов Microsoft Excel, чтобы все данные, которые должны присутствовать на изображении, стали видимыми. Если линии сетки видны, они также попадают на изображение. Чтобы убрать линии сетки, выберите пункт ПАРАМЕТРЫ меню СЕРВИС, перейдите на вкладку Вид и снимите флажок Линии сетки. Если размер строк и столбцов и без того ужат до предельно возможного максимума, то стоит поманипулировать с масштабом отображения всей таблицы в целом.

Далее следует выполнить следующую последовательность операций. Сначала выделите ячейки листа, которые должны быть на изображении (с учетом описанных выше ограничений на видимую область экрана). Далее - нажмите кнопку КОПИРОВАТЬ на панели инструментов (что эквивалентно использованию одноименной команды из меню ПРАВКА). После этого щелкните по листу или документу, в который будет вставляться изображение. Для копирования на другой лист выберите команду ВСТАВИТЬ СВЯЗЬ С РИСУНКОМ меню ПРАВКА, одновременно удерживая клавишу SHIFT. При этом будет установлена связь изображения посредством формулы, которая ссылается на копируемые ячейки. С этого момента появится картинка известного содержания, неразрывно связанная с породившей ее таблицей и содержащимися в ней данными.

Чтобы скопировать изображение в документ, созданный с помощью другого приложения Office, воспользуйтесь командой СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА меню ПРАВКА. Выберите РИСУНОК в списке КАК параметр СВЯЗАТЬ и нажмите кнопку OK. Теперь картинка вставлена в иное приложение и полностью готова к применению. Ее можно перемещать, изменять ее размеры. Что с нее взять, картинка она и есть картинка. Только в данном случае мы имеем картинку с двойным дном, за внешней привлекательностью которой кроется кропотливый механизм связи. Для изменения изображения может использоваться панель инструментов НАСТРОЙКА ИЗОБРАЖЕНИЯ.

Кстати говоря, похожим образом организован обмен данными между Microsoft Excel и PowerPoint. Только в презентационном пакете таблицы (или ее изображение) используются как обычный слайд, с той лишь разницей, что вам нет нужды следить за корректностью представленных данных.

Да и вообще, особенно в девяносто седьмой версии офисного творения Microsoft Corporation, программные продукты связаны между собой чрезвычайно тесно. Так, например, модуль MS Outlook не имеет возможности архивировать личные повторяющиеся события (дни рождения, личные праздники, памятные даты и так далее). Это чрезвычайно неудобно, особенно если таких дат много и их повторный ввод (предположим, после переустановки операционной системы) отнимает непозволительно много времени. Однако неплохим решением этой проблемы является создание в Microsoft Excel электронной таблицы, содержащей указанную информацию, с последующим экспортом данных в MS Outlook. Я как-нибудь позднее расскажу о том, как сие сделать практически, когда очередь дойдет описания самого MS Outlook.

Точно так же, просто и изящно, организуется обмен данными между электронными таблицами Microsoft Excel и системой управления базами данных Microsoft Access. В сущности, та и другая программа пользуется чрезвычайно схожей системой организации данных в виде таблицы. Следовательно, Microsoft Access может экспортировать собственные таблицы в формат Microsoft Excel и импортировать "экселевские" файлы. Правда, сам Microsoft Excel в указанной процедуре практически не принимает участия. Экспортированные файлы воспринимаются как обычная таблица. Тонкость заключается в том, что корректный обмен данными возможен лишь в том случае, если формат представления данных в Microsoft Access и в Microsoft Excel будет совпадать. Однако это вовсе не сложно. Чтобы избежать ошибок, достаточно экспортировать необходимую таблицу из Microsoft Access и использовать ее как шаблон в Microsoft Excel.

Благодаря такой схеме становится возможным совместить мощь и гибкость механизма СУБД с мощным встроенным аналитическим аппаратом электронных таблиц. Особенно в случаях, когда хранилище данных, организованное на основе СУБД, имеет какие-либо саморегулирующиеся параметры. Например, если система учета движения товара на предприятии самостоятельно формирует перечень наименований подлежащих закупке, то аналитический аппарат Microsoft Excel вполне в состоянии дать рекомендации по наиболее рациональному распределению имеющихся на предприятии свободных ресурсов с точки зрения максимизации получаемой прибыли.

Словом, на то они и новые технологии, чтобы облегчать и делать более удобной повседневную жизнь и работу. Причем для достижения желаемого результата вовсе не обязательно искать (я даже не заикаюсь на тему "покупать") какое-нибудь особое программное обеспечение, привлекать каких-то высококлассных зарубежных специалистов или устанавливать некое сверхсовременное оборудование. Все, что нужно, уже установлено на компьютерах и давно эксплуатируется персоналом.

Дело за малым: чтобы система заработала успешно, следует сначала четко представить себе конечный результат, желательно в мельчайших деталях (ибо позиция иных руководящих работников (поверьте, не только государственных), формулирующаяся исключительно кратко - "чтобы было легко и удобно", не является ни достаточной, ни конструктивной), потом купить пива и потратить пару вечеров на изучение встроенного help'а того же Microsoft Excel, например. Уверяю вас, вы найдете много интересного в этих электронных книгах.

Александр Запольскис
E-mail: leshy@nestor.minsk.by
- титульная страница



© Компьютерная газета

полезные ссылки
Видеокамеры дял охранных систем