...
...

Паутина формул

Паутина формул

Раз электронная таблица превосходит обычную прежде всего возможностью использовать не только конкретные значения, но и вычисляемые выражения, то самое время с этого и начать.

Еще в школе деток учат, что А плюс Б обязательно равно С. Примерно так рассуждали авторы программы Microsoft Excel, когда насыщали свои таблицы формулами практически из всех областей математики. Не могу точно сказать, сколько их в Microsoft Excel всего, их много. Любой желающий может вызвать мастера формул и самолично посчитать. Для этого надо воспользоваться экранной кнопкой fx на панели инструментов, это активизирует мастер функций, с которым вам впоследствии придется частенько общаться.

Окно мастера функций состоит из трех основных частей. Слева расположено окно групп функций. Можно, конечно, открыть полный реестр, но так ли уж удобно искать нужное среди более трех сотен возможных вариантов? Все же разумнее ориентироваться по разделам, тем более, что далеко не все пользователи помнят (и не всегда должны помнить) полный список всех функций. Ведь понятно же, что всякие там суммы и разности вероятнее всего находятся в разделе "МАТЕМАТИЧЕСКИЕ", а, например, "найти максимальное значение в диапазоне" - в "СТАТИСТИЧЕСКИХ". В правом окне мастер показывает конкретные функции, входящие в выделенную группу левого окна. Выделяя маркером мыши конкретную функцию (или формулу, если вам так удобнее), можно прочитать краткую справку по области ее применения и выдаваемому ей результату. Справка появляется в нижней части окна мастера и позволяет ориентироваться в функциях без вызова встроенной справочной системы.

Когда нужная функция выбрана, следует нажать "ОК" и мастер вставит в выделенную ячейку знак "равно" (это дает таблице понять, что последующие символы есть функция и ее следует выполнить) и заголовок указанной функции. Если выбранное выражение не требует для себя исходных данных, то на этом все закончено, если же речь идет, например, о том же суммировании, то мастер попросит указать источник операндов . Это могут быть конкретные значения, набираемые вручную, адреса ячеек с данными (набираемые вручную или указываемые мышью) и даже другие функции, вложенные в эту. К примеру, можно сложить некое количество цифр (например, итоги продаж конкретных групп товаров за отчетный период), а результат тут же округлить до ближайшего целого.

Надеюсь, мы разобрались с общими принципами построения и использования формул. Самое время попробовать создать что-нибудь путное и самим посмотреть, ради чего весь этот сыр-бор. Я приготовил короткий пример . Предположим, есть пять параметров, итоги продаж которых хотелось бы отслеживать. Предположим, что это два вида модулей памяти, процессор, вентилятор к нему и материнская плата фирмы Intel. Также предположим, что очень нужно получить точное значение объема продаж за неделю и за месяц. Вот с этого и начнем.

Выделим ячейку F3 и введем туда формулу суммирования. Так как это одна из наиболее часто встречающихся функций, то нет нужды вызывать мастер. Как я уже говорил, любая функция в Microsoft Excel начинается знаком "равно", далее идет "сумм" и открываем скобки . Теперь нужно задать, что, собственно, предстоит складывать. Наиболее удобно в данном случае просто выделить мышью необходимый диапазон ячеек, значения которых будут суммироваться. Для этого кликните по ячейке В3 и, не отпуская левой клавиши мыши, растяните выделение вправо по строке до ячейки Е3, где кнопку можно отпустить. В ответ на эти действия в клетке F3 за открытой скобкой появится выражение В3:Е3, означающее, что суммировать следует все цифры в третьей строке от столбца В до Е включительно. Теперь закройте скобку и нажмите "ВВОД". Это подскажет электронной таблице, что введенную формулу требуется не медленно выполнить. Результатом сего станет исчезновение самой формулы и появление ее результата . Так как складывать пока нечего, то и результатом будет ноль. Это пока неважно. Теперь можно скопировать полученную формулу во все соответствующие ячейки. Для этого F3 следует выделить и нажать на панели инструментов (или выбрать из меню "ПРАВКА") операцию "копировать". После этого выделить группу ячеек в столбце F, в строках с четвертой по седьмую, и нажать правую клавишу мыши. Это вызовет контекстно-зависимое меню, в котором есть режим "Специальная вставка". Он позволяет копировать не все, что было в исходной ячейке или диапазоне ячеек, а только необходимую часть. Дело в том, что любая ячейка может содержать в себе не только значение или формулу. Ее содержимым считается также стиль форматирования (шрифты, размеры, рамки, цвета) и даже присоединенный к ней комментарий (его мы рассмотрим позднее). В данном случае нас интересует только формула, поэтому в "специальной вставке" следует поставить галочку против режима "формулы" и сказать "ОК". В результате, Microsoft Excel не просто вставит лишь формулу в выбранный диапазон ячеек. Так как придуманное нами выражение, по умолчанию, основано на относительной адресации, то оно суммирует не конкретные ячейки, а те, которые расположены в той же строке, слева, в отрезке от одного до четырех шагов влево. Таким образом, "специальная вставка" автоматически скорректирует конкретный вид выражения в зависимости от той строки, в которую оно будет вставлено. Так, в четвертой строке складываться будут цифры с В4 по Е4, а в седьмой, соответственно, с В7 по Е7. Со строками покончено, можно суммировать по столбцам. Это делается аналогичным образом, только в качестве диапазона выделяем вертикальный набор. Для итога первой недели (ячейка В9) им будет диапазон В3:В7 и так далее. Кстати, общая сумма всех продаж за месяц (ячейка F9) может быть получена суммированием значений как в столбце над ней, так и в строке, слева от нее. Как вам будет угодно. Логика работы электронной таблицы предполагает, если в какой-либо исходной ячейке вместо числа расположено выражение, то его следует выполнить, а результат использовать далее.

Ну вот, результат на экране. Таблица готова считать. Теперь можно заполнить итоги продаж конкретной позиции в конкретную неделю какими-нибудь цифрами. В данном примере они не имеют принципиального значения, их задача - показать, что с каждым введенным числом выражения автоматически пересчитываются. В отличие от человека, программа ничего не забывает и всегда предельно внимательна и трудолюбива. Теперь оператору нужно следить не за всей таблицей в целом, а лишь за конкретными цифрами еженедельных продаж. Конечно, для примера с двадцатью значениями это и не так актуально. Другое дело, когда контрольных цифр - три сотни, тут не мудрено запутаться.

Выбранный мною пример лишь самую малость приоткрывает завесу над безбрежием возможностей Microsoft Excel. Если бы таблицы умели лишь это, то без них жизнь была куда приятнее. Однако идти дальше без понимания механизма применения выражений и связанных с ними преимуществ невозможно принципиально. Дело в том, что основной идеей разработчиков электронных таблиц как таковых было освободить оператора, т.е. человека, от той дурной работы, которую с успехом (и даже лучше) способен выполнить компьютер. Если он быстрее считает, то пусть этим и занимается, а человеку останется только вносить исходный фактический материал и пить кофе в освободившееся время.

Александр Запольскис
E-mail: leshy@nestor.minsk.by
- титульная страница


© Компьютерная газета

полезные ссылки
IP камеры видеонаблюдения