...
...

Секреты печатного дела в Microsoft Word

Секреты печатного дела в Microsoft Word

Специалисты утверждают, что переучивать всегда сложнее, чем учить с нуля. О чем бы ни шла речь, один раз привыкнув, каждый человек приобретает своего рода инстинкт, перебороть который стоит огромных усилий. Так, например, американцы ожесточенно коверкают русский язык отнюдь не садизма ради, просто они слышат именно так и не могут понять, почему мы этому удивляемся. Сие не плохо и не хорошо, сие естественно, стало быть нормально. Другое дело, когда подобные приобретенные инстинкты вступают в конфликт с современным оборудованием, для того и придуманным, чтобы улучшить и облегчить повседневную жизнь. Однако зачастую происходит как раз обратное.

Одной из областей, в которой сомнительного характера общепринятые взгляды сильны до сих пор, является текстовый документ. Вернее, не документ как таковой, а его восприятие человеком с точки зрения удобства обращения. Почему-то принято считать, что любой текст гораздо удобнее читать с листа бумаги, хотя набирать, несомненно, - на компьютере. Подобное утверждение возникло на заре вычислительной техники и имело тогда большой смысл. И применявшиеся в тот период программы, и использовавшиеся тогда печатающие устройства совершенством не отличались и понять, каким на самом деле получится создаваемый документ, можно было, лишь распечатав его. Действительно, только на бумаге становились видны все огрехи несовпадения ширины символов, изъяны в таблицах, сбои в нумерации страниц и все такое прочее. Профессионализм оператора в то время заключался не столько в умении относительно быстро печатать на клавиатуре, сколько в умении получить результат с минимальным количеством черновых распечаток.

С тех пор много воды утекло. Нормой жизни стал принцип "висивинг" (если произнести вслух английскую аббревиатуру английского сокращения фразы "что вы видите, то и получите"), заключающийся в максимальном приближении экранного изображения к результату его распечатывания. Разработчикам программного обеспечения, наконец, все же удалось достичь той степени совершенства, когда вычислительная техника действительно может сократить оборот макулатуры в делопроизводстве. Как минимум, отпала необходимость промежуточной печати черновиков для контроля результата. Также достигнута возможность передавать документ для обработки всем промежуточным инстанциям изначально в электронном виде, сохраняя при этом все промежуточные копии и даже не относящиеся к делу комментарии. Фактически больше ничто не мешает печатать лишь полностью законченный результат, что, несомненно, экономичнее во всех отношениях.

Однако пока вычислительная техника не только не уменьшает сложность создания текстового документа, но даже увеличивает трудозатраты и расход всяких материалов. Во-первых, истинное удобство обращения с электронным документом достигается лишь тогда, когда тому соответствует вся аппаратная и программная инфраструктура, а также есть соответствующая организация труда (что не так уж и просто сделать, особенно последнее). А во-вторых, когда всем этим умеет пользоваться не только администратор сети или начальник отдела автоматизации предприятия, но и самый рядовой пользователь.

Простой пример: в редакторе Microsoft Word предусмотрено множество инструментов управления процессом печати файла с целью минимизации количества тестовых распечаток и экономии рабочего времени, однако не часто можно встретить оператора, активно пользующегося этим разнообразием. Гораздо удобней изводить хорошую и недешевую финскую бумагу для принтеров на макулатуру и свято верить, что распечатка всегда удобнее.

Не стану трогать вопрос инфраструктуры или сложности организации труда. Это дело индивидуальное. А вот о том, какие возможности в редакторе таятся, чтобы не печатать понапрасну, полагаю, поговорить очень даже имеет смысл.

Общеизвестно, что для вывода активного документа на печать в редакторе Microsoft Word нужно либо кликнуть по пиктограмме принтера на панели инструментов, либо выбрать режим "ПЕЧАТЬ" в меню "ФАЙЛ", либо нажать комбинацию Ctrl+з (действует только в режиме русского шрифта). В любом случае активизируется мастер печати, в котором достаточно нажать " ОК", и принтер начнет озабоченно жужжать. Только настройки этого мастера, выставленные по умолчанию, далеко не всегда оптимальны, и пользователи вынуждены ждать окончания процесса. Особенно при печати больших и сложных многостраничных документов. И уж действительно мало кто помнит, что перед печатью полезно сначала посмотреть, как будет выглядеть страница. Для этого предусмотрен режим "ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР" в том же меню "ФАЙЛ". После его активизации активный документ преобразовывается, масштабируется и показывается в виде обычного листа бумаги заданного размера, каким он будет напечатан принтером.

Инструментом предварительного просмотра полезно пользоваться во всех отношениях. Прежде всего, за счет возможности манипулирования с кратностью масштабирования не составляет труда охватить внешний вид всего документа в целом. Как он смотрится, соответствуют ли друг другу использованные шрифты, как влияют переносы в узких колонках на общую удобочитаемость текста и так далее. Кстати сказать, только в режиме предварительного просмотра можно создать колонтитулы, т.е. такие объекты, которые повторяются на каждом листе. Это, например, может быть нумерация страниц, наименование раздела или главы . Вернее, не совсем создать, - сие вообще-то доступно всегда, но посмотреть, как колонтитул выглядит на бумаге, нигде, кроме "превью", невозможно.

Ну да ладно, будем считать, что предварительно мы лист посмотрели (или листы, ибо их на экран можно вывести несколько штук единовременно, что очень удобно) и вроде как самое время печатать. Тем не менее, кое-что в этом деле, как это ни странно, не только почти не используется, но местами даже и не изучается. Так, общение с принтером, привычное при печати всего документом целиком, зачастую вызывает затруднения, если требуется распечатать только некоторые избранные страницы. А надо всего-то и сделать, что запустить мастер печати (любым из вышеописанных способов) и немного перенастроить его раздел "СТРАНИЦЫ" . По умолчанию там указано, что печатать следует весь документ. Однако там же можно перенести маркер в окно "ТЕКУЩАЯ" (таким образом на печать поступит только та страница, на которой находился маркер ввода текста до запуска мастера печати), можно вообще распечатать только выделенный в настоящий момент фрагмент (указывается мастеру "ВЫДЕЛЕННЫЙ ФРАГМЕНТ"). Точно так же следует поступить, когда из длинного повествования надо распечатать всего одну конкретную страницу или некоторое их количество. Причем совершенно неважно, подряд они следуют или нет. Если указать мастеру "НОМЕРА" и перечислить номера страниц, то принтер распечатает именно их.

А дальше начинаются тонкости. Дело в том, что редактор может напечатать сколь угодно большое количество копий, но по умолчанию он эти копии выводит в порядке очередности. Сначала печатаются все страницы первого экземпляра, потом второго и так до последнего. Однако порядок печати несложно изменить. Для этого необходимо "сбросить" флажок "РАЗОБРАТЬ ПО КОПИЯМ", после чего принтер распечатает указанное количество копий первой страницы, потом второй и так далее.

Если же без черновика не обойтись, например, вы написали и сверстали средствами Microsoft Word толстую книгу и никак не удается охватить все полностью без обязательного шуршания страницами, то так и надо сказать редактору. В меню "СЕРВИС" выберите режим "ПАРАМЕТРЫ" и кликните там по вкладке "ПЕЧАТЬ" . На ней следует указать режим "ЧЕРНОВОЙ". Это приведет к тому, что на печать попадет только самое важное из всего документа. Большие иллюстрации останутся только незаполненными рамками. Сложные таблицы также предстанут в сильно упрощенном виде. Редактор игнорирует некоторые элементы форматирования текста. Все это будет сделано для того, чтобы максимально ускорить процедуру печати большого документа. Кстати, я очень рекомендую присмотреться к этой вкладке повнимательней. Некоторые из расположенных тут режимов могут значительно облегчить жизнь офисного печатника. Так, если предстоит, ну хотя бы объемистые прайс-листы печатать, то имеет смысл в группе "РЕЖИМ" указать "В ОБРАТНОМ ПОРЯДКЕ". Тогда редактор станет выдавать на гора документы с конца, с последней страницы. Таким образом сразу получится стопка, которую потом не понадобиться пересортировывать. Вроде мелочь, а приятно. Особенно, если это приходится делать часто.

Насколько я понимаю, с платежными документами имеют дело абсолютно все предприятия и организации нашей страны. И это до сих пор представляет весьма приличную проблему. В некоторых случаях даже пытаются держать в офисе допотопный матричный принтер лишь потому, что подгонять печатные символы под нужное место заранее готовой формы на лазернике гораздо сложнее. Правда, следует добавить - старым способом. А если малость разобраться с тем же Microsoft Word, то проблема покажется не такой уж и трудной. Если создать средствами текстового редактора точно такую же экранную форму, что совершенно нетрудно, а потом в "ПАРАМЕТРАХ" меню "СЕРВИС" указать на вкладке "ПРИНТЕРЫ" "ПЕЧАТАТЬ ТОЛЬКО ДАННЫЕ ДЛЯ ФОРМ", принтер станет игнорировать саму форму и будет печатать только содержимое ее полей. В результате, из лазерного принтера получается вполне подходящая пишущая машинка для заполнения документов бланочного вида.

Между прочим, вычислительная техника может гораздо больше даже в условиях самого обычного офиса. "Компьютерная газета" уже неоднократно рассказывала о возможностях вычислительной техники вообще и конкретных решениях в частности. Так вот, что касается редактора Microsoft Word, то имеет он одно приятное свойство - режим вложенных документов. Он примечателен еще и потому, что позволяет в значительной мере автоматизировать весь документооборот хотя бы за счет применения макросов и модулей, написанных с помощью Visual Basic. Таким образом, открываются широкие перспективы иметь постоянно актуальный электронный документ, тот же отчет о продажах хотя бы. Однако далеко не все знают, что такой составной документ еще и распечатывать удобно. Что примечательно, один и тот же электронный документ можно распечатывать по-разному, в зависимости от конкретной сиюминутной необходимости. Для этого достаточно развернуть требуемые вложенные разделы и свернуть лишние, переключиться в режим обычного представления активного файла и отослать его на печать. Ловкость рук и никакого мошенничества.

Кстати, процедура печати тоже не столь однозначна, как это принято полагать. Для начала хочу сказать, что перед распечатыванием файлы вовсе не нужно открывать. Достаточно воспользоваться мастером открытия файлов Microsoft Word (режим "ОТКРЫТЬ" в меню "ФАЙЛ"), выделить группу документов, подлежащих распечатыванию (с помощью мыши и клавиш Ctrl или Shift, в зависимости от того, подряд стоят эти файлы или нет), а затем нажать расположенную тут же экранную кнопку "КОМАНДЫ И РЕЖИМЫ". Она обозначена пиктограммой выпадающего меню с красной галочкой. С ее помощью пользователь получает доступ ко многим важным командам и операциям. Там следует выбрать команду "ПЕЧАТЬ" и пакет документов будет отправлен на распечатку. При этом пользователь может спокойно продолжать другую работу.

Тут вполне уместно слегка коснуться самой процедуры печати. С точки зрения авторов текстового редактора, т.е. по умолчанию, когда надо печатать, то надо печатать, - все прочее признается второстепенным. До того момента, как редактор не закончит обработку указанного файла и не передаст результат менеджеру печати, все остальные функции блокируются. Если всего и делов, что распечатать страницу-другую, то и вопросов нет. Однако, если принтеру предстоит заняться несколькими их десятками, то процедура подготовки документов может весьма затянуться. Чтобы это не мешало работе, режим печати можно понизить в приоритете. Для этого существует понятие фоновой печати. В меню "СЕРВИС", в режиме "ПАРАМЕТРЫ", на вкладке "ПЕЧАТЬ" в группе "РЕЖИМ" поставьте флажок "ФОНОВАЯ ПЕЧАТЬ". После можно будет продолжать набор текста или редактирование даже в то время, когда редактор занят подготовкой файлов к печати. Однако не рекомендую пробовать этот совет на слабых машинах. Причем дело даже не в мощности процессора, а в объеме установленной оперативной памяти. Дело в том, что в режиме фоновой печати Microsoft Word требует дополнительной системной памяти и, например, на восьми мегабайтах эффект практически незаметен. Ощутимо преимущество фоновой печати на шестнадцати, а решающим образом - на тридцати двух мегабайтах.

Умеет редактор Microsoft Word печатать даже тогда, когда к компьютеру не подключен принтер. При этом все манипуляции мало чем отличаются от привычных в обычном случае. Если в режиме "ПЕЧАТЬ" меню "ФАЙЛ" установить флажок "ПЕЧАТАТЬ В ФАЙЛ", то текстовый редактор выполнит все подготовительные операции, но результат направит не на принтерный порт, а запишет в виде файла. Полученный таким образом файл можно спокойно перенести любым доступным способом на другой компьютер, уже подключенный к принтеру, и распечатать там. При этом вовсе не обязательно, чтобы на этом компьютере вообще присутствовал данный текстовый редактор. Там надо будет просто отправить заготовку на печать и все. Сложность в этом случае кроется лишь в том, что принтер, на котором предстоит работать, должен поддерживать язык PostScript, а во время записи документа в файл на исходной машине должен быть установлен по умолчанию этот же тип принтера. Иначе могут быть сложности, и немалые.

Однако в целом, если немного попрактиковаться, все вышеописанное станет привычным джентльменским набором, и процедура печати, во-первых, не станет плодить массу ненужной черновой макулатуры, а во-вторых, перестанет тратить расходные ресурсы печатающих устройств.

Александр Запольскис
leshy@nestor.minsk.by
- титульная страница


© Компьютерная газета

полезные ссылки
IP камеры видеонаблюдения